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新发现:关于Word自动更正功能

2009-01-14 13:58  来源: 纠错 打印 收藏   

    我们知道word 2000中有个自动更正功能,但很多初学者体会不到此功能的实际用处,也就很少使用。其实自动更正的作用可大着呢,本文就介绍几个实用的,帮助初学者认识和掌握此功能。

    。输入冷僻字

    比如要你输入一个很少见的生僻字,你会怎么输入呢?最常用的方法就是使用GBK全拼了,用过GBK全拼的朋友都知道,在众多同音字中寻找所需的字,真是太麻烦了。假如要经常输入这个字,是不是每次都得像第一次输入那样麻烦呢?当然不,使用自动更正功能可方便地输入常用的生僻字。

    方法很简单,第一次输入时使用GBK全拼输入法或通过插入符号的方法输入生僻字,之后选定输入的内容,单击“工具→自动更正”,在“替换”文本框中键入替换字词,替换字词既要形象又要便于理解和记忆,比如“生”,最后单击“确定”。这样,以后只要输入“生”,word 2000便会自动地把它替换为该生僻字。

    。输入特殊符号

    使用word 2000会经常用到一些特殊符号,比如我为报纸写稿,稿件中经常要用到符号“→”,起初是通过输入法中的软键盘来插入此符号,为了提高效率,我使用自动更正功能为此符号设置了“替身”,只需连击三次“-”即输入“——”,Word 2000便自动的将输入的内容替换为“→”,非常方便。

    一些典型的应用,比如可以用“**”替换乘号,用“——”替换破折号,用“……”替换省略号,用“*1”替换“①”等。

    。输入常用语

    比如作者要经常在自己稿件的末尾处输入联系地址,office小姐要经常输入自己单位的名称、地址等,对于这类常用语,也可以使用自动更正功能来实现快捷录入。例如我每次写完稿后,只要输入“我的地址”,word 2000便自动的将其替换为姓名、邮编、地址、信箱等一段固定内容。设置方法同上。

    。文字校对

    中国的语言文化博大精深,大量同音字、近义词让很多人常常发生字词使用上的错误,有些人是因为知识上的欠缺而发生错误,有些人则是已经形成了习惯而很难改正。我们可以将一些容易出错的词语设置自动更正,比如有些报纸或街头的广告中常有“招聘启示”之类的错误,如果在word 2000中设置将“招聘启示”自动更正为“招聘启事”,自己单位就不会闹这样的笑话了。其实,Word 2000已经为大多数容易出错的词句设置了自动更正,比如输入“众说纷云”时,Word 2000会自动将它改为“众说芬纭”。

    。插入一个表格

    我所在公司的文秘小姐要经常编制大量表格,其中很多表格的格式、项目相同,只是各项目的具体内容不同,以前的做法通常是,先打开以前编辑过的表格另存为一个文件,再将内容删除后录入新的内容。在我的建议下,她使用自动更正功能来简化操作,首先编辑好表格中以后要用到的相同部分,并设置好格式,然后选定整个表格,单击“工具→自动更正”,设置替换内容为“我的表格”,以后凡是要制作这类表格时,只要输入“我的表格”,所需要的表格便出来了,非常方便。

    。插入一幅图片

    除了文字、符号、表格外,自选图形、艺术字、剪贴画、图片等都可以应用自动更正。应用也很广泛,比如简报中相同格式的栏目艺术字,论文中常用的图形标注,海报中常用的剪贴画等。设置方法是:插入图片并设置好大小等格式,之后选定插入的图片,单击“工具→自动更正”,为图片设置合适的替换内容。需注意的是,对艺术字、自选图形等非文件型对象设置自动更正时,在自动更正对话框中一定要选择“带格式文本”。

    我的一位朋友对自动更正的应用真是让人忍俊不禁,这位朋友交了一个漂亮的女友,他把女友照片扫描制作好存放在电脑中,在word 2000中插入照片并应用自动更正设置替换词“宝贝宝贝”,以后他只要在Word 2000中“叫”一声“宝贝宝贝”,她的女友便“跳”到屏幕上与他约会了。

    。插入可变内容

    上面谈到的都是固定内容的应用,其实可变内容也可应用自动更正。可变内容包括时间、自动编号、页码、文档字数等等,主要以域的形式插入,当插入一个域后,为其设置自动更正,以后就可以快捷的插入域,并且插入的域的内容能随场合自动更新。

    举例说明:按“插入→域→编号→Autonum→确定”的操作插入一个域,选定整个域后单击“工具→自动更正”,在“替换”框中键入三个星号“***”,以后只要输入“***”,便可实现自动编号,编号由1起按1递增。

    。播放MP3音乐

    利用word 2000的插入对象功能和自动更正功能,可以巧妙的实现在Word 2000中快速播放MP3音乐。实现方法如下:

    通过“插入→对象→由文件创建→浏览”的操作插入一首MP3音乐的对象,注意选中“链接到文件”和“显示为图标”,选中插入的图标,单击“工具→自动更正”,设置替换词,例如“一笑而过”。以后输入“一笑而过”时word 2000将自动插入MP3音乐的链接图标,双击图标便可欣赏你喜爱的音乐了。当然,音乐响起之后你大可将图标删除后继续你的编辑工作。

    看完上面的介绍,想必你已经感受到了自动更正功能的奇妙应用,那就赶快一试身手吧!同时本文给广大初学者一个启事,一个平凡的word 2000命令,却能产生如此奇妙的应用,那么众多其它的命令呢?只要你敢于钻研,敢于探索,你就能发现更多应用的乐趣。

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