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折页文档任我打 WPS、Word中之巧妙实现

2008-03-28 18:17  来源: 纠错 打印 收藏   

  我们在平时工作可能需要撰写一些实验报告、编制试卷什么的,尽管用字处理软件可以很方便地设置分栏,但是实验报告和试卷是左右都有页码的(即折页文档),而用字处理软件中的“插入”\“页号”是行不通的。那么,如何才能够制作出折页文档呢?

  1、WPS2000/Office

  WPS 2000/Office可以说是金山公司的拳头产品,也是软件中的精品,现在越来越多的人都使用WPS 2000/Office作为其文字处理系统。而一般我们使用WPS都是以默认模板来建立文件,然后存盘、打印。其实,可能大家没有注意到,在WPS的内部已经内置了许多中文用户使用的模板,利用它们可以大大简化我们的工作,而在WPS的模板中就有一个现成的“折页打印”模板可供选择!利用“折页打印”模板即可制作出折页打印文档。具体操作如下:

  (1)启动WPS文字处理系统;

  (2)单击“文件”\“建立新文件”(注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键,用这两种方法启动的是一个默认模板),打开“创建新文件”对话框,选择“通用”模板下的“折页打印”模板,按下确定钮后,就可以看到在文档的下方左右两边已经有一第1页和第2页了,接下来要做的事情就是将所编辑的文件复制粘贴到这里。

  如果您觉得这个模板您经常要使用的话,也可以将当前文件的页面设置成自己喜欢的设置,然后单击“文件”\“存为模板”命令,将它保存在“自定义”下的模板文件,并选中“设为缺省模板”选项,按下确定钮后,下次新建文件时就会自动生成折页文件,非常方便。

  2、Word2000/XP

  Word是一个“泊来品”,并没有过多地考虑到我们国内用户的需求,在其中没有现成的模板文件可供选择。不过,没有关系,我们完全可以自力更生:

  (1)启动Word;

  (2)通过“文件”菜单下的“页面设置”命令把文档调整至自己喜欢的大小;

  (3)选择“格式”菜单下的“分栏”命令,将文档分成两栏;

  (4)单击“视图”菜单下的“页眉和页脚”命令,而后切换至第一页的页脚。在与左栏对应的合适位置输入“第*2-1}页”,在与右栏对应的合适位置输入“第*2}页”。在输入时注意必须先输“第页”,再将光标插在两者中间,连续按两下Ctrl+F9键,输入大括号“{}”。然后再在大括号“{}”外输入其他字符,完成后分别选中“*2-1}”和“*2}”,最后关闭页眉和页脚窗口即可显示每页左右两栏的正确页码了。

  笔者注:如果输入时不方便,可以把整个文档缩小成50%来插入上面的页码。如果您的文档分为三栏,并要在每栏下显示页码,可以将“第页”之间的域代码修改为“*3-2}”、“*3-1}”和“*3}”。其实它的公式为“*n-(n-1)}”、“*n-(n-2)}”……“*n}”,其中n取自然数,就是您分栏的数目。最后不要忘记把您的结果存为模板,留着下次或传给别人使用哟!

  笔者:比较两种方法WPS的明显方便许多,而且适合国人使用。Word较为复杂,但是可以适合于不同的场合,可以制作出N栏效果。到底选择谁,还是读者自己决定吧!

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