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Word批量打印实例应用技巧

2008-08-08 15:24  来源: 纠错 打印 收藏   

  有没有因邮寄大量信件而面对不同的邮寄地址发愁?有没有经历过用录取人员数据库制作录取通知书的烦恼?有没有因为拥有成绩表而打印成绩通知单而郁闷?当你看完本文以后,就不必为此再烦恼了,无须使用其他软件,只用word就能轻松搞定这些问题,下面就让我们一起来学习一下吧。

  一、批量打印信封

  第一步:运行word并选择“工具→信函与邮件→中文信封向导”,如果该功能没有安装需将office安装光盘放入光驱安装此功能。

  第二步:选择“中文信封向导”功能,弹出“信封制作向导”界面,单击下一步弹出“选择信封样式”对话框,在此选择信封的尺寸后单击下一步,弹出图1所示的对话框,选择第二项中的“Microsoft Excel”,也可以根据自己的数据库类型选择其他选项,继续单击下一步完成设置并弹出信封界面,将所有的内容删除掉。

  第三步:在Excel中处理相关数据库,将无用的内容统统删除,确保以下三项内容:邮寄邮编、邮寄地址、单位名称,有的信封右下角有寄信人和寄信邮编,可以省略,如果没有需要保留,处理的最终效果如图所示。

  第四步:制作信封模板。右击工具栏空白处选择“邮件合并”命令,选择“邮件合并”栏里的第二个按纽“打开数据源”,参考信封各项位置将光标移动到相应的位置,点击第六个按纽“插入域”,在对应的位置依次插入相应的域(如图3);接着打印一张信封,通过实际打印效果调整每个域的位置,反复几次,直到将所有信息准确地打在信封的准确位置。

  第五步:批量打印。点击选择“邮件合并”栏里的倒数第三个按纽“合并到打印机”,选择“全部”命令,最终打印效果如图4所示。

  二、批量打印录取通知书

  新建空白文档,在“页面设置”里设置好录取通知书的尺寸,然后如上面的第四步操作,依次将相应的项目插入到相应的位置,最后打印即可,怎么样,效果不错吧。


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