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Excel应用技巧七则

2008-07-31 09:56  来源: 纠错 打印 收藏   

  一、利用Excel创建序列目录

  这两天在翻看《电脑报》1999年的报纸,发现在第3期软件版中有一篇文章《克隆‘目录’》,它谈的是具有序列特征的目录的建立,如DISK001,DISK002……等,它介绍利用一个小软件来实现的方法。我在工作中曾经遇到过种情况,我是利用Excel来实现这个功能的。

  比如要建立Disk001到Disk020共20个目录。打开一个Excel的空白工作簿,在A1输入md,在B1中输入Disk001;选中A1,用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到A20,这样从A1到A20全为md;选中B1,用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到B20,结果从B1到B20为Disk001到Disk020序列。然后选择保存,在保存对话框中选择保存类型为MS-DOS文本文件,文件名为Test.bat,即批处理文件。系统会提示你不能保存格式,不要理会它,选择“确定”即可。退出Excel.将Test.bat文件复制到你需要创建目录的地方,执行它,你的序列目录就自动创建好了。

  二、在工作表的页眉或页脚中加上文件的全文件名(路径加文件名)

  在工作簿的页眉或页脚中打印上文件的全文件名是一个查询文件位置的好办法。可是在Excel中用常规的方法只能插入文件名,是不能实现像Word中页眉或页脚中插入文件的全文件名的功能的。但是用VBA的方法就能做到。请看一个在页脚左边插入全文件名的例子:

  Sub InsertFullName()ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = ActiveWorkbook.FullName End Sub如果改变其中的“LeftFooter”代码为“CenterFooter”或是“RightFooter”

  就可实现在页脚中间或右边插入文件的全文件名。如果你想将全文件名插入页眉的左边、中间或右边,可以修改其中的“LeftFooter”代码为“LeftHeader”“CenterHeader”或是“RightHeader”即可。

  三、Excel表格中打印行号和列标

  Excel中一般打印时是不会打印行号(数字) 和列标(字母)的。但由于行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置,所以在有些特殊时候还是需要表格上标出行号行列标的。要使行号和列标能打印机出来,你可以按以下步骤操作:单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,选择其中的“工作表”选项卡,选中“行号列标”复选框即可。预览一下,你就会发现带有行号和列标的表格了。

  四、在多个工作表内输入相同内容

  有时,我们会遇到因为某些原因要在同一个工作簿的不同工作表中某些单元格上输入相同的内容,你这时不必利用复制、粘贴,而直接采用下述方法即可:

  1.在按下Ctrl键的同时,用鼠标单击需要输入相同内容的不同工作表,使得非当前工作表的标签变为白色,这样就为这些工作表建立了联系。

  2.在其中的任意一个工作表中输入所需要的内容,这样数据就会自动出现在选中的其它工作表之中。

  3.输入完成之后,按下Ctrl键,使用鼠标单击先前所选择的多个工作表,解除这些工作表之间的联系。

  这个方法可以在需要输入时反复使用,最适合于几个工作表中的内容既有相同的部分,又有不同部分的情况。

  五、在Excel中编辑单元格中的超级链接

  如果你的Excel单元格中有超级链接,你是否会认为编辑它是件很麻烦的事。因为当你使用鼠标点击单元格时,其中的超级链接将自动打开Internet浏览器窗口,可那并不是你所希望的结果。然而使用键盘会让你很容易编辑超级链接:很简单,你只要先用键盘或鼠标定位到要编辑单元格邻近的单元格,然后用箭头键选择要编辑的单元格,再按下F2来编辑单元格内容。编辑完成后,按ENTER键确认改动或者按ESC键取消改动。

  其实对于任意的单元格来说,F2都是有效的,只不过对于编辑带有超级链接的单元格更有用处。

  六、不用公式也可以进行快速计算

  你也许会遇到这样的情况,随时想知道所选中的单元格中数值的和,或者是平均值之类的,又不想占用一格单元格来存放公式及结果。如果选中的范围随时可能变化,用公式也处理不了这个问题。

  Excel其实提供了这个功能,它的默认操作是“求和”。你选中一些单元格,在状态栏中就会显示所选单元格的总和。鼠标右击状态栏,在弹出的菜单中单击“平均值”,你就可以在状态栏中看到平均值了。

  该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值、最大值。你还可利用这个方法计算包含数字的单元格的数量(选中“计数值”),或者计算已填充单元格的数量(选中“计数”)。

  七、使用鼠标右键拖动单元格填充柄

  大家都习惯用鼠标左键拖动单元格填充柄来自动填充数据序列。其实,使用鼠标右键拖动单元格填充柄更加灵活。当你在一单元格内输入数据后,按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄一直到你所想要填充的范围,将会出现一个菜单,其中有三组命令选项。第一组为“复制单元格”、“以序列方式填充”、“以格式填充”、“以值填充”;第二组为“以天数填充”、“以工作日该充”、“以月该充”、“以年填充”;第三组为“线性增长”、“几何增长”、“序列…”。此时,你可以根据自己的需要选择一种填充方式。

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