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office word 里的常用技巧二

2008-07-31 10:16  来源: 纠错 打印 收藏   

  1.快速开闭任务窗格

  Word XP任务窗格通常采用以下两种方法打开:一是选中“视图”菜单下的“任务窗格”。二是用鼠标右键单击工具栏,选中快捷菜单中的“任务窗格”。如果您经常使用任务窗格,可以给它指定一个快捷键,从而提高其操作速度,具体做法是:单击Word XP“工具”菜单中的“自定义”命令,打开“自定义”对话框中的任意一个选项卡。单击“键盘”按钮打开“自定义键盘”对话框。选中对话框左边“命令”列表中的“编辑”,在右边找到名为“ViewTaskPane”的命令。用鼠标单击“请按新快捷键”框,根据需要按键盘上的键或其组合(如Alt+M)。完成后单击对话框中的“指定”按钮,再将打开的对话框全部关闭。此后按设置好的快捷键(如Alt+M),Word XP任务窗格即可快速打开,再按一次即可将其关闭。

  2.快速选中多处文本

  Word XP增加了选中多处文本的两种方法:一是可以选中具有相同格式的多处文本,操作方法是打开“样式和格式”任务窗格,选中作为样本的文字。任务窗格的“所选文字的格式”下即可显示当前文本的格式,鼠标将其选中后其右边显示一个下拉按钮。用它打开菜单单击其中的“选择所有XX实例”,则文档中应用这种格式的文本均被选中。也可以用鼠标右键单击所选中的文本,选择快捷菜单中的“选择格式相似的文本”命令,则文档中使用该格式的文本全部被选中。二是可以选中具有相同内容的多处文本,它的操作方法是:选中作为内容样本的文字,按Ctrl+C将其放入剪贴板。单击“编辑”菜单中的“查找”命令打开对话框,选中“查找”选项卡中的“突出显示所有在该范围找到的项目”。然后用鼠标单击“查找内容”框,按Ctrl+V将内容样本放入其中。单击“查找全部”按钮,选项卡中显示“找到XX个与此条件匹配的项”(XX是数字),并将所有符合条件的内容选中。

  3.字数统计

  Word XP中新增了一个“字数统计”工具栏,它可以快速统计出文档中的字符、行、页、段落等的数目。如果您需要控制文档的长度,它可以为您提供很多帮助。打开“字数统计”工具栏的方法是:鼠标右键单击工具栏,选择快捷菜单中的“字数统计”即可。

  如果您要对文档中的某项指标(如“行”)进行统计,可以单击工具栏中间的下拉箭头,从菜单中选择“行”或字符、页、段落等。稍等片刻,工具栏就会显示出文档的行数。如果单击工具栏中的“重新计数”按钮,再打开下列表,可以查看文档中所有指标的具体数目。如果您对文档进行了修改,只要“字数统计”工具栏是打开的,按Alt+C(“重新计数”按钮的快捷键),新的统计结果就会显示在工具栏中。

  4.快速关闭Word XP

  如果您用Word XP打开了多个文档,一旦有急事需要离开,逐个关闭文档就显得非常麻烦。此时您可以采用以下技巧快速关闭Word XP:如果您的文档全部在任务栏显示,可以按住Shift键单击“文件”菜单中的“退出”命令,则打开的全部文档连同Word会全部关闭。就是说按住Shift键以后,“文件”菜单中的“退出”命令变成了“全部退出”命令。

  您也可以让多个Word XP文档占用一个任务栏图标,这样可以利用任务栏图标快速关闭文档和程序。具体操作方法是:单击“工具”菜单中的“选项”命令打开“选项”对话框,取消“视图”选项卡中的“任务栏中的窗口”复选项。“确定”以后,多个文档只占用一个任务栏图标。此时您只要用鼠标右键单击任务栏上的Word XP图标,选择快捷菜单中的“关闭”命令;或者单击Word XP“文件”菜单中的“退出”命令,就可以快速关闭所有文档和程序了。

  5.恢复Word XP

  Word XP能在发生错误时将当前文件存盘,最大限度的防止用户丢失文件。具体操作方法是:如果正在使用的Word XP停止响应,应该立即打开“开始→程序→Microsoft Office 工具”菜单,单击其中的“Microsoft Office应用程序恢复”命令。选中对话框中停止响应的Word XP,若想恢复当前打开的文件,可以单击“恢复应用程序”或“重新启动应用程序”按钮。如果想关闭已经停止响应的程序,并且放弃对文件中最新更改的部分,可以单击“结束应用程序”按钮。

  6.修复文档

  为了挽救因死机、停电等故障丢失的文档,Word XP新增了修复文档功能。如果发生了死机、停电等故障,下一次打开程序时,当时处理的文档会显示在“文档恢复”任务窗格中。用户可以按以下原则保留文件:假如文件标题中含有红色的“已修复”字样,则该文件要比含有“原始文件”字样的文件包含更多有用信息。如果您要查看系统对文件的修复情况,应当选中“文档恢复”窗格中的文件名,单击右边的下拉按钮,选择菜单中的“显示修复”命令即可。您可以选择菜单中的“另存为”命令,将修复后的文件保存到其他位置。如果您选择“关闭”,则弹出一个对话框,让您选择“删除”还是“保存”。

  7.比较合并文档

  合并文档可以将多个文档快速合成为一个,它是Word XP提供的一个崭新功能,其使用方法是:打开合并前的源文档,单击“工具”菜单中的“比较并合并文档”命令。在对话框中找到要合并的目标文档,单击“合并”旁边的下拉按钮,可以在菜单中选择即将执行的操作。假如您要在原始文档中显示比较结果,可以单击“合并”命令;若要在当前打开的文档中显示比较结果,应当单击“合并到当前文档”命令;要想在新文档中显示比较结果,就要选择“合并到新文档”命令。

  8.快速寻找文档

  对于经常编辑Word文档的用户来说,从大量文件中找到要编辑的对象并不容易。此时可以使用下面几种方法:

  (1)增大“文件”菜单容量。Word XP“文件”菜单可列出最近使用的文档(默认4个),要想让“文件”菜单容纳更多的内容。具体操作方法是:单击“工具”菜单下的“选项”命令,打开“选项”对话框中的“常规”页。将“列出最近所用文件”复选项选中,然后将它的数值调到9(最大)。此后,只要打开“文件”菜单,从中找到要编辑的文件名单击,即可快速将其打开。

  (2)设置工作文档菜单。如果您编辑或打开过的文档较多,某些定期使用的文档会被其他文件挤出菜单。此时可以定义一个“工作文档”菜单,将一些经常使用的文档放入其中。具体操作方法是:单击“工具”菜单下的“自定义”命令,打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。选中“类别”框下面的“内置菜单”项,将“命令”下的“工作”拖到菜单栏,插入您喜欢的任何位置。最后将“自定义”对话框关闭,菜单栏就多出了一个“工作”菜单。

  此后,只要打开经常使用的某个文档,单击“工作”菜单下的“添至‘工作’菜单”命令,就可以将这个文档加入其中。“工作”菜单中不再需要的文档可用以下方法删除:同时按Ctrl+Alt+“-(减号)”键,光标会变成一个粗“减号”。打开“工作”菜单后,用粗“减号”单击需要删除的文档即可。打开“工作”菜单中的文档很简单,您只要打开“工作”菜单,单击其中需要打开的文档名即可。

  (3)使用历史纪录。Word XP可以保存您打开文档的历史纪录,利用这一功能可以快速打开您使用过的文档。具体操作方法是:打开Word XP的“打开”对话框,单击其中的“历史”按钮,最近使用过的文件快捷方式就会显示出来。选中您要打开的文件快捷方式,单击“打开”按钮即可。

  9.快速发送文档

  Word XP的“常用”工具栏均带有一个“电子邮件”按钮(其他组件也有)。单击它可以在当前窗口显示“发送副本”工具栏,其界面与Outlook Express很相似,您只要输入收件人的E-mail地址和主题等,就可以将当前文档作为E-mail正文发送,单击“附件”按钮还可以添加更多的文件。

  耳目一新的Word另类技巧用Word编辑文档固然非常方便,但是掌握一些必要的技巧也是非常重要的。一般的Word技巧相信大家都或多或少地从报刊杂志或书上看到了。因此,笔者想带给大家一些另类的技巧,希望能够给大家耳目一新的感觉!

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