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简单四招 让你使用Excel 轻松提速

2008-03-31 09:46  来源: 纠错 打印 收藏   

  1、闪电般地输入数据

  当你可以使用填充柄一步就完成数据输入时,为什么还要浪费时间在Excel中输入一连串的数据呢?这个程序能够为你自动生成所有类型的数字和文本序列,它甚至还能够在你创建自定义序列的时候就为你将它们计算出来。例如,在一个单元格中输入一月并选中它,接着将你的鼠标指针移动到单元格右下角的填充柄上。接着,将填充柄向下拖动,或者是向右拖动来填充“二月”、“三月”等等。或者你也可以输入其它的序列,例如在相邻的单元格中输入5、10,(你至少需要输入两个数值才能够看到之后的效果),选中单元格,接着使用填充柄让Excel自动填充入“15”、“20”、“25”……一直到你所选择的最后。如果你想要Excel拷贝下这个序列,你只需要在你拖动的时候按下Ctrl键。

  2、扩展你的命名域

  Excel允许你定义命名的域,这样你的方程式就能够更具描述性,例如,你可以使用“=SUM (Bonus)”来替换“=SUM(C2:C25)”。尽管Excel的命名域通常都是静态的单元域,例如“C2:C25”,但你也可以在添加新数据的时候创建一个动态的命名域。要将一个域更名并让其变成动态,请注意工作簿的名称,以及第一个数据单元所在的地址,它需要不是一个列标题,例如“$2”。点击“插入>名称>定义”,在“在当前工作簿的名称”中输入工作簿名。在“引用位置”中,输入“=OFFSET(Bonus!$2,0,0,COUNTA(Bonus!:))”,并注意其中不能有空格,接着按下回车键来创建命名域。这个方程式就能够定义你的命名域,计算列中的数值,并能够按单元格的数字延伸这个域。

  3、命名日期

  如果有人发送给你一份工作簿,日期是mm/dd/yyyy的格式,你只需要通过几次的鼠标点击就能够添加这些日期所指向的日子。你只需要选中日期,右键点击它,选择“格式化单元格”,在左边“类别”列表中选择日期,在右边则选择好星期和年月日,接着点击“确定”之后即可。要用自定义的样式创建日期,则在“类别”中选择“自定义”,接着在右边选择你喜欢的格式。例如,你可以选择“dd-mm-yy”这样的格式,就能够让Excel将“10/23/2006”变为“23-Oct-06”。

  4、寻找目标值

  你的老板是否会问你这样的问题,“我们要怎样才能降低劳动成本,让它不到我们总开销的20%?”无须再头痛了,让Excel用“单变量求解”的特性来为你完成这的重担。打开相关的工作簿,选择包含了劳动成本的数值,接着选择“工具>单变量求解”,在“目标值”中进行输入,接着在“可变单元格”输入你想要更改的单元格地址,在这一例中,劳动成本单元格即是。按下回车键,如果有可行的方案,单变量求解就会显示出结果。如果没有的话,它会告诉你没有办法解决。


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