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Word中文件操作技巧大放送(二)

2008-03-28 16:16  来源: 纠错 打印 收藏   

  (2)单击“文件”\“页面设置”,调出页面设置对话框,将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值,如图5所示,笔者经常使用它来写作,每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便,所以把宽度设置小了一些,为15厘米,高度不变,仍为24厘米;

  (3)单击“格式”\“段落”,在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签,点击“特殊格式”下拉框,选择“首行缩进”,并设置度量值为0.7厘米(相当于两个汉字字符),即设置每段自动缩进两格(中国人用中文的特色!);

  (4)单击“文件”\“保存”命令,选择保存类型为文档模板文件,由于此时normal.dot原模板已经启动,所以无法直接保存为normal.dot文件。在此,笔者将它保存为normal1.dot文件;

  (5)再次进入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot.选中normal.dot文件(老模板文件),按下F2键,选择“重命名”,将它重新命名为oldnormal.dot文件,按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。

  (6)上面的制作步骤完成后,使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以刚才您的设置来进行文件处理了。

  6、一次保存多个文件

  在WPS2000/Office中有一个“保存所有文件”命令,这个命令非常有用,只要执行该命令,即相当于将所有的文件进行存盘操作,免去了一个文件窗口一个文件窗口切换、存盘之苦。其实,我们也可以在Word中一次保存多个文件:请试具体操作时只要在要保存文件时按下Shift键就可以发现,原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了,此时单击这个命令相当于WPS2000中的“保存所有文件”命令,即一次性将所有打开的文件进行存盘。

  7、合并Word文件加强合作

  我们在使用Word制作文档时,经常要与别人合作,一般情况下,我们都是把别人的文件拷贝过来打印,这虽然方便,但是不利于文件的管理。试着单击“插入”菜单下的“文件”命令,在弹出的窗口中选择“Word文件”,再找到同事的文件,点击“插入”钮,怎么样,同事的文件是不是已经历历在目了。而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化!

  8、更改文件默认存盘格式

  在Word中,默认情况下,我们都将文件存为Word的DOC格式,但是有时候我们出于特殊的需要,如投稿时需要TXT格式、多媒体软件中需要RTF文件格式等等,把Word文档存为其余的格式固然很方便,只要单击“文件”\“另存为”命令,然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”钮就行了。但是,每次这样作未免有些麻烦。其实,只要我们单击“工具”\“选项”,打开设置窗口,点击“保存”标签,在“将Word文件保存为”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改为自己想要的格式,以后每次存盘时,Word就会自动将文件存为您所预先设定的格式了。

  9、修复文件

  遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗?那时候的你一定比失恋更痛苦!其实,在Word 中设计了一个修复程序,只不过它比较隐蔽,您没有注意罢了,巧妙地使用它说不定还能够把您的工作成果给恢复过来呢。请点击“文件”\“打开”,在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择“从任意文件中恢复文本”项(请将鼠标向下拖动,否则无法看到这个项目),再点击原先打不开的文件,耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中,这时候就麻烦您按一下存盘图标吧!

  10、逃过Word解密器

  随着Word的盛行,现在网上已经有专门对付Word密码的工具AOPR(Anvanced Office Password Recovery,高级Office密码破解),该软件可真是狠毒,竟然可以同时对Office系统中的Word、Excel和Access等软件进行解密。而我们的文件为了安全必须逃过此解密器,要想逃过此解密器,笔者有一个非常好的方法。只要我们使用第三方压缩加密软件WinRAR,在WinRAR中输入密码后,并将Word文件压缩成RAR文件,以后要使用时只要双击它,输入密码,即可解压缩。RAR格式并不流行,故没有解密器推出,大家可以放心地用它来加密。

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