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Word中文件操作技巧大放送(一)

2008-03-28 16:16  来源: 纠错 打印 收藏   

  众所周知,制作编辑文档需要用到文字处理软件,现在Word是目前风糜全球、最流行的文字处理软件。笔者用Word写作也已经几年了,在Word中我们经常要与文件操作打交道,几次下来,竟然积累了一些比较实用的技巧,将它们整理成文,奉献给大家。

  1、让Word认识WPS2000/WPS Office文件

  目前PC机上最为流行的字处理软件除了Word外,还有中国金山公司的WPS2000和WPS Office,笔者发现在WPS2000/Office中不需要安装任何转换器,不通过中间转换,就可以直接读取由Word97/2000/XP产生的文档。但是,在Word97/2000/XP中却无法读取WPS Office文档!其实,以前我们曾记得在Office 2000安装光盘上有一个WPS2WORD.EXE的程序,利用它可以使得Word 读取WPS 2000文件,但是经笔者试验,发现安装此转换器无法使Word 读取WPS Office文件。其实,笔者在金山公司的网站上发现他们已经推出了WPS Office的转换器,我们可以将其下载,双击它,会弹出所示的界面,点下“确定”钮,该程序会自动地判断出您有没有安装过转换器,并会自动地为您安装。以后打开Word后,在“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“WPS 文件(*.wps)”列表项,选择需要编辑的WPS文件,点击“打开”后即可直接打开WPSOffice文件了,当然也能够读取WPS97/2000文件了。

  2、在Word中批量转换文档

  手头上有许多Word生成的DOC文件,想都转化成TXT文件去投稿,而苦于往返于“打开\另存为”之间吗?其实,在Word中出能够批量转换文档!只要我们试着单击“文件”\“建立新文件”命令,打开“新建”文件对话框(注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键,这样Word会使用其默认模板建立一个新文件,而不会打开“新建”文件对话框),点击“其它文档”标签,并双击其中的“转换向导”项目(如图2,但如果您的机器中没有安装此模板,系统会自动启动Office 2000或XP的安装程序,并会提示您插入Office 2000光盘),再顺着向导一步一步操作,利用该向导既可以将Word2000/XP中所有支持的文件格式批量转换成Word 2000/XP格式,也可以将Word 2000/XP格式批量转换至Word2000/XP中所有支持的文件格式,包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、microsoft 工作表、OutLook 工作薄等等,相信这个强大的功能会给您带来很大的方便。

  3、快速还原图片文件

  利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品,但是有时往往出于特殊需要(如出版、发行等),要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用Word2000打开该文件,然后选中相应图像后复制,再启动画图程序进行粘贴,最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可,如果您的文档中已经内置了图片文件而且比较多,那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实,只要我们单击“文件”\“另存为Web页”命令,Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件再加上“。files”的文件夹下(与在IE中保存的网页一样),非常方便。

  4、给Word文件减肥

  现在PC机上是Microsoft Windows的天下,软件也越做越大,连一些文字资料文件也不例外。如我们在Microsoft Word 中打一点儿字,动不动就几十K字节,文件一多,给我们交流、使用都带来了不便(尤其是上网发附件)。其实,我们只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样会使得文件的容量大大减少。如果您嫌每次都要“另存为”太麻烦的话。可以打开Word,单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,在设置窗口中取消选择“快速保存”选项(如图4),以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘,实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外,如果我们使用了Word 的嵌入字体技术,则在选中“嵌入 TrueType 字体”后,还应选中“只嵌入所用字符”复选框,否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”,大大增加文件的大小。

  5、实现Word个性模板

  用Word 建立的文件的默认页面是A4大小 ,即宽210毫米、高297毫米,但是有时由于工作的需要,我们不希望用A4大小的纸张,这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置。同时,Word 中默认生成的文档文件是不自动缩进的,使用手工调整它们的缩进,非常麻烦。其实,巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word 默认的页面大小和自动缩进,从而实现个性模板。

  (1)进入Word XP的模板文件夹,在Windows 9x和Windows Me下为C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,而在Windows 2000和Windows NT上为C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下(此文件夹为隐藏文件夹,您必须对文件夹选项进行设置才能够进入,详见Windows手册),您会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件,此文件就是Word的默认模板文件。双击它,系统就会自动调用Word XP打开它;

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