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尽早预期工作目标者效率高

2010-03-12 20:09 【 】【我要纠错】  来源:

  任何时候,我都有一大堆事情要处理,经常性的工作是和很多不同的同事研讨研究项目和论文。我还经常抽出时间写博客,为杂志编辑稿件,看报纸,写接收函或谢绝函等。当我和别人合作的时候,我认为预估我完成部分任务的时间非常重要,我对工作任务的预期可为我的同事制订其工作计划提供极大的方便,使工作衔接更紧凑,工作进展更顺利,同事合作更愉快。

  和大多数人一样,我对工作的预期通常非常乐观。也就是说,我对赶在预期时间之前完成工作信心十足。我发现自信有助于更快完成工作。

  然而,美国管理学期刊《组织行为和人类决策过程》2010年1月号刊登了罗杰·布勒、约翰娜·皮兹和戴尔·格里芬撰写的一篇有趣的论文,该论文提出的一个重要问题是,工作预期是否真的能让人按期完成任务?对工作完成时间的预期往往很圆满、很美好,也许正是因为工作预期美好、积极、向上,完成工作的速度才会不知不觉地加快。

  罗杰等人的研究发现,工作预期是否影响完成任务的进度,取决于这项工作任务属于“封闭型”还是“开放型”。封闭型任务通常完成于单一环境内,而开放型任务则由一系列多个步骤构成,通常无法立即完成。一般来说,开放型任务比封闭型任务更复杂,但有时也不一定。比如,装帧一张用数码相机拍摄的照片是件非常轻松的事。首先将照片打印出来,之后买一个合适的相框,最后将照片放入相框中,整个过程不会超过1小时。然而,如果打印照片是一个时间,购买相框是另一个时间,而将照片装入相框中又是一个时间,那么事情就相对复杂一些了。

  上述研究表明,人们对最后期限的预期影响人们开始工作的时间。人们对最后期限预期得越早,开始工作的时间就越早。因此,对于需要一次性完成的封闭型任务,人们的完成速度也会更快。对于开放型任务,尽早预期工作任务的人会更早地开始工作,但是,由于任务涉及多步骤,所以任务最终完成速度实际上并不会更快。

  在其中一项研究中,研究人员要求参试者在家中写出3个小故事,然后发送给工作人员。在封闭型任务中,这些故事可以打成文档,然后发送电子邮件。而在开放型任务中,参试者必须将写出的故事输入电脑,打印出来,然后邮寄。参试者完成开放型任务时,必须将打印出的故事装进信封、买邮票、寄出。因此,至少包括两大步骤。

  研究发现,在“电子邮件组”参试者中,较早预期工作目标的人,发电子邮件的时间比较迟预期工作目标的人早。而“邮寄组”参试者工作目标预期的早晚,对实际完成工作的时间几乎没有影响。

  研究人员指出,对于工作任务的预测非常关键。越是自信,开始工作的时间就越早。然而,对于开放型任务,还必须一步一个脚印,谨慎完成每一环节的工作。

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