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如何迅速搞定一件事

2010-03-12 20:09 【 】【我要纠错】  来源:

  正如萨特所言:“我们的决定决定了我们”,说得再深入一层,其本质即为:人生成长的历程由一个个问题组成,比如,如何“控制父母”以得到想要的玩具,如何完成学校的作业,如何选择谈恋爱的时机与对象,如何决定自己上什么大学什么专业,如何面对老板交代的任务,如何有效解决同事之间的摩擦,如何把握领导的期望,如何选择培养出一个业余技能……所谓成长就是如何正视这些问题,然后如何有效解决这些问题。

  可以看到,解决这些问题的质量,决定未来生活的质量。那些只会用一哭二闹三打滚的方式要挟父母的孩子、那些总是抄作业的学生、那些总是沉浸在“花季”中的青少年、那些完全听从父母教师建议上大学的学生、那些只做老板交待事情的员工、那些不会处理人际关系的人,生活与生涯应该不会有好的预期。而如果人们在所有这些关键时刻,都能用清晰的头脑加以分析,并给予恰当的解决,那么人生可能会是另一番景象。

  一定先把目标搞清楚

  综合所有上面这些个人可能面临的问题,有一个共通的分析与应对方法,那就是基本点回溯法:首先定义基本点,即问题的本质是什么。问题的本质包括两个方面:第一,期望的目标状态是什么;第二,基于期望的目标,问题是什么。问题的基本点分析清楚之后,就需要进行因果关系分析,也被称为鱼骨分析,即从大到小穷尽该问题可能的原因。接下来,对所有这些原因进行性价比排列(也叫帕累托排序)。到这一步,解决的方案基本已经明晰,自然接下来就是把这些方案进行分解,然后执行。最后还需要有一个效果反馈机制。用图表示这个过程即为:定义目标——定义问题——鱼骨分析——帕累托排序——行动——评估——重新定义目标。

  那么,基于这样的思维方式,分析这样一个问题:有一个人腹部中箭负伤现在来医治。这是一个笑话的背景,而且大家应该都知道笑话里的处理方式是直接由外科医生把箭给剪断,然后就交由内科处理。其实这个事件里,医生把目标定义错误了。他认为目前这个问题是“这个人身上插着一根箭”,因为目标就是把箭(露在外面的部分)去掉。可见,当问题的目标定义错误的话,结果往往是谬以千里的。

  生活里这样的例子太多了。比如父母教育、教训孩子的目标是什么?难道只是让孩子当前变得听话吗?如果这就是目标,那么孩子有可能会变得没有勇气,或者变得善于伪装。上大学选专业的目标是什么?应该是选择一个自己可以获得最大限度培养的机会,并且为未来的道路作一个初步的选择。面对老板交待的“给这个客户打个电话”,其实老板不仅仅是想让你打个电话交流一下信息,而是希望你能解决这个客户提出的棘手问题。

  再讲一件趣事。上小学的小明回家问他爸爸:“爸爸,我是哪儿来的?”爸爸立即神经紧张,心里想:“该来的问题终于来了。”于是拿出自己精心准备的故事,讲道:“我和你妈是大学同学……于是我和你妈就结婚了,然后我们……于是你妈就怀上了你……”爸爸长舒一口气。但见儿子还是疑惑的目光,并说道:“隔壁小林说他是吉林来的?”

  因此真正“迅速搞定一件事”,一定要先把目标搞清楚。有时目标搞清楚的信息是不充分的,那么就需要去“请教”。爸爸其实可以问小明:“你感觉自己是从哪里来的?”或者复杂一点的,需要花些工夫去研究,比如老板让你给客户打电话,你不清楚目标是什么,直接可以问老板:“这个客户遇到什么问题需要解决,还是他有购买意向需要跟进,或者……”可能老板会说:“这个人总烦我,你帮我骂他一顿。”接下来你需要做什么可能就清晰多了。

  你的问题究竟是哪一类

  当所有目标搞清楚之后,就可以区分出问题是成长性问题、障碍性问题还是“非问题”。对于成长性问题一般只需要多加关注,并不需要特别的解决。比如销售工作中客户对产品的轻微抱怨、一项新制度推行之后员工的意见、领导毫无因由的一顿批评等等,当你的客户、员工、领导有这些表现,说明他们是关注你的、期望你成长的。因此,接下来要做的事情只是关注这些客户、员工、领导关注的问题即可。而如果不经意间把这些问题夸大了,真的去问客户、员工“还有什么问题”,可能会“逼”客户与员工再给你找出一些不是问题的问题,反而容易被误导。

  真正要面对的是障碍性问题,即这个事情阻碍了你目前工作的推进。这样的问题是需要立即解决的,而且越早解决可能损失越小。如何解决这类问题,后面详述。

  对于“非问题”,一般人很少注意到。许多时候,我们解决问题的过程本身,才是问题本身。比如我们开导有抑郁倾向的人“你要想开点”、“阳光一点”、“奇怪你怎么能这样悲观地想问题呢,要乐观一点”,也许本来他只是这段时间心情不好,结果这么一“开导”,使他感觉自己真的与别人不同,而且是“想不开的”、“不阳光的”、“悲观的”,然后他可能由此论证了自己的抑郁倾向。中学生的早恋问题、家长与孩子之间的代沟问题、很大一部分网瘾问题以及很多的禁令(比如“此处禁止游泳”、“竹林已打药请勿挖竹笋”等),都是庸人自扰之,都是把非问题当问题来解决而引入的问题。往往庸人自扰之后,人们自己引入了真正的障碍性问题。比如绿坝软件本来是过滤黄色网站的,但是它被破解之后反而成了黄色网站的信息源,因为它内部有一个黄色网站信息库。

  用鱼骨分析明确当前事件

  把问题分析到这一步有效的应对才可能产生。对于真正的障碍性问题,就需要使用一个流程化的理性思维过程。

  第一步,使用鱼骨图分析,来明确这个问题的根源。想象一下一条鱼吃完之后剩下的那根最大的骨头,在这个骨头的头部,写上“如果这个问题解决了,需要达到的目标与目的”;然后每一根刺上写下可以促进这个目标与目的实现的重要方法;接着在每一根刺上再写上二级鱼骨,意即这个目标的实现又是需要依赖哪些事情的完成。

  鱼骨分析的目标,就是使问题清晰化,形成一个资源网络与因果线。然后每一个细部的原因,就是需要解决的问题点。但是不是需要做所有这些由鱼骨分析出来的事情呢?不一定。这些事情的性价比是不同的,因此要把所有这些可以做的事情列表,然后分析它们的性价比,就是易实现性与效果,可以对这些项目分析打分,最后形成一个从高到低的性价比排列。到此,需要做什么就一目了然了。

  但还需要知道,有些事情虽然性价比高,但可能并不一定需要你亲自来做。因此,最后一步就需要把这些事情进行任务分配了。在你的角度,可能就是:授权、执行、搁置、放弃。对于那些别人做可能更有效的事情,就需要使用授权。有发展性的内容,则可以搁置但随时监控可能的发展。对于性价比不高的事项,则干脆放弃不做。

  一个高效的问题应对思维

  当一个人掌握了“定义目标——定义问题——鱼骨分析——帕累托排序——行动——评估——重新定义目标”这样的问题应对思维,就可以高效地解决面临的问题,而且能最大可能地保证不庸人自扰地引入新的问题。

  假如把这个思维方法作为一个需要学习与掌握的事情来处理,那么就需要在更深层次培养自己的一些情感与思维品质。

  首先就是分析能力,需要能够对问题进行目标澄清与问题根源把握,从而在最根源的层次不致陷入“盲目并茫然地忙碌”的境地。再深究一下,分析能力要好,需要掌握丰富的信息,信息获得需要有效沟通,因此沟通的能力,尤其是倾听别人信息的能力成为分析能力的根源要素。在分析出问题本质的基础上,需要去解决问题,并且对于一些搁置的问题需要进行持续监控。总结而言,就是需要有比较强的执行力(这里包括授权的能力、信任别人的能力——这又是分析能力的展示),和对未来新情况的韧性。

  到底“如何迅速搞定一件事”,回到基本点,把这个问题当做问题来看,那就是拥有一个最高速的问题解决流程。这种高速加工能力需要反复的训练。软件高手的成长过程,需要至少2万个小时的实践,钢琴演奏家也至少需要2万个小时的练习。在这个世界上,大师的诞生,一定是反复训练的结果。

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