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项目群组管理(PPM):联合业务与IT

2008-06-02 17:05 【 】【我要纠错】  来源:

  本文介绍了项目组合管理(Project Portfolio Management,PPM),这是一种策略,涉及对项目组合进行管理,与管理各种金融投资组合非常类似。通过PPM,组织可以将他们的IT 项目和资源与公司业务目标相结合。

  现今,商业组织越来越多地使用软件开发及IT 来获取并应用其业务所专有的知识,以便进行革新并更好地利用有限的资源。这种依赖IT来支持新业务主动性是随需应变计算的一个主要方面,随需应变计算是IBM对业务环境(包括公司对客户需求、市场机会或外界压力的灵活快速反应)的预见。然而,实现该功能还面临着一些挑战,包括以下内容:

  ·业务经理对IT可以帮助实现企业目标这一点缺乏了解, 许多人将IT 视为不可避免的灾祸。

  ·一些组织认识到了投资IT来实现公司目标的重要性,但是由于IT项目没有将自身与业务目标结合起来而经常没有起到足够的作用。

  ·一些IT 组织启动了过多的项目,超出了他们所能有效处理的数量,同时还忽视了应该依照业务目标来设置项目优先级。

  ·许多组织中的IT决策者都不知道如何分析需求,如何为项目分配资源以实现更高的效率和节省费用。

  本文介绍的项目组合管理,即PPM,是一种由IBM Rational软件开发平台支持的,帮助组织对付这些难题的策略。

  PPM 是什么?

  PPM 是一种策略,通过开发以及对将IT 资产作为金融资产处理的方法进行监控——并按照面向项目的业务来运行,该策略使组织将其IT和应用程序开发项目、资源和计划与公司业务目标结合起来。PPM启动了对项目管道、范围、时间、资源、技能、成本、采购、通讯、报告和预测,以及风险管理功能的集成管理。

  从本质上讲,PPM可以使您像管理各种投资(例如股票、债券和房地产等等)组合一样管理项目组合。维持平稳的项目组合,为您减小单个项目的风险并得到全面高比率的回报。PPM可以使执行者和管理者主动监控他们的项目组合,来与业务目标、计划成本和进度相结合。PPM还可以使执行者和管理者识别出项目危机并快速找出这些危机。

  PPM 的业务驱动

  为什么业务需要 PPM 策略?让我们看看以下具有说服力的原因:

  ·有限的IT 预算和资源。大多数组织需要对他们利用现有资源的方式进行改进,以求得生产力的最大化。这对于人和工具都适用。

  ·需要更好的 IT 治理(以及符合 Sarbanes Oxley Act (1)的数据)。许多IT 组织缺少一个能够进行协调并负得起责任的决策制定者。PPM 提供了一个决策制定框架,帮助确定IT 决策是否与整体的业务策略相符合。

  ·需要提高项目成功率。根据 Standish Group 最新的调查,执行支持和清楚的业务目标 进入了应用程序开发项目成功因素的前十位。 PPM 包含了实现这两种需求的方法。

  PPM 的重要益处

  同任何新的策略一样,将 PPM 引入到组织中来需要投入时间和精力。然而,这种投入可以带来已证实的好处:

  ·IT 与业务的紧密结合: 在持有对整体项目组合的完整易懂的观点后,执行者和管理者就能够更容易地了解 IT 资金花在哪里,哪些项目还值得继续去做。

  ·更好的 IT 管理: PPM 帮助管理者实时监控项目流程,并提供详细的数据来确保符合 Sarbanes Oxley Act 规范。

  ·成本削减,生产力提高: PPM 帮助管理者识别冗余并适当地分配资源。并为资产重用寻找机会。

  ·基于业务的决策制定: 通过将对项目的观察视为对项目组合的一部分进行观察,管理者不仅可以制定基于计划成本的决策,还可以制定基于与其他项目或计划相关的预期风险和回报的决策。这使得在客户服务和客户更大的忠实度方面有所提高。

  ·更多可预见的项目结果: PPM 策略建立起了业务管理者与参与项目的专业人员之间的桥梁。PPM 确保了项目中流程的一致并帮助管理者实时评估项目状态、预计项目结果,以及识别项目与项目间的依存关系。

  管理

  管理涉及到IT管理者和软件开发的最重要问题:“我们工作内容正确吗?我们建立的是正确系统吗?”如果团队没有正确地做到这些事,那么做什么都没用。从进度、预算或范围透视来看,一个项目可能很成功,但如果没有实现业务目标,项目就完全失败。一些管理问题经常阻碍业务目标与IT 目标的结合,例如:

  ·不同的项目团队使用不同的词汇。

  ·团队成员不了解业务目标。

  ·没有利用 ROI 将项目排列优先级。

  ·软件需求不能够追溯到业务目标。

  为避免这些普遍的失败原因出现,PPM 策略提供了对管理的支持,包括:

  ·方法管理:一个协调一致的可重复的流程,提供建立通用词汇的方法,建立用于评估项目状态的框架,并对计划排列优先级。

  ·创意创新管理:对与预期和当前项目相关的 IT 项目请求的考虑进行支持(项目管道管理)。

  ·项目组合管理:将提出的计划和项目结合起来并排列优先级的方法。

  计划

  能够启用 PPM 策略规划的功能,包括:

  ·规划管理: 多项目的整体视图和它们的依存关系。

  ·项目管理: 提供对计划与跟踪进度、设立里程碑并为单个项目分配任务、识别项目依存关系、完成甘特进度表及其他报告工件的支持。

  ·资源管理: 对 IT 计划进行规划、平衡并调节资源的方法。

  ·时间管理: 分配、跟踪及比较项目活动所花费的时间的方法。

  ·财务管理:帮助建立并管理 IT 预算;获得费用并得到正式批准的方法。

  构建

  为确保开发人员正确地构建系统,PPM 策略包含了以下功能:

  ·业务流程建模:支持管理者使用度量来发现、编制文档和详细说明当前业务流程,并指定新目标和需求。

  ·需求分析:进行财务分析、并根据潜在业务价值安排项目优先次序、定义并安排需求优先次序、识别或准备现有的用来复用的资产的手段方法。

  ·设计与构造:具有快速整合和/或应用程序开发、可视化构造及框架性的代码生成、单元测试及调试的功能。

  ·测试与部署:提供对功能及负载测试,及管理测试需求的支持。

  ·变更管理:配置管理和变更管理为部署和解决方案的监控提供支持。

  运行

  为了验证系统有效性,PPM 策略包括以下功能:

  ·维护及生产率监控:支持测试及系统性能的衡量。

  ·业务度量收集:收集和分析部署后的业务结果的方法。PPM 还帮助您跟踪复用组件的度量。

  ·安装并监控服务级别协议(Servive Level Agreements,SLA): 设置特定的 IT 服务级别和有关响应时间、服务可用性及其他参数的度量集。

  最初的步骤:一个通用过程

  建立 PPM 策略是 IT 管理者开始诊断并寻找项目失败原因的一种途径。然而,归根到底,“治疗”必须来自那些管理者的决定,将他们团队生产的产品与组织中的业务战略家所做决策之间的分离连接起来。在每个 IT 项目组合中的项目中将自动流程标准化,这是一种被证实了的方式,管理者可以通过该方式开始建立连接。

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