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团队管理:项目团队的建立

2008-06-09 16:19 【 】【我要纠错】  来源:

  对于以项目为基本运作单位的公司来说,“项目组”具有相当的独立性,是典型意义上的团队。团队有两个鲜明的特点:第一是个体成员有共同的工作目标;第二是成员需要协同工作,也就是说某个成员工作需要依赖于另一成员的结果。举个简单的例子,如果用照相机拍完一张照片,你无法说清拍这张照片是镜头的功劳,还是暗箱、快门、胶卷的功劳,其实,这些部件的工作能力必须通过一个整体表现出来,这个整体就像是团队。另外需要注意的是,这种协同工作产生的整体效力无法通过数量的叠加形成。在IT项目中,团队建设的意义重大。虽然一个企业可以通过各种方式获得各种优秀人才,但能否让他们协同工作就难说了。正所谓“获得优秀的球员容易,但让他们一起打球就很难了(Casey Stengel)”。在失败的项目中,团队分裂因素占相当的比例。

  团队工作的方式有明显的特点,就像驾船向目标远航的过程:首先,帆船每次出航都有明确的目的;其次,一艘船只能装载一定的资源,续航能力有限,必须在限定的约束内完成目标;第三,一艘船上的船员分工明确、专人专岗,岗位难以相互替换;第四,在大海中航行的帆船要独立应对各种情况,独立分析判断并做出决策;第五,如果能到达目的地,是所有船员的功劳,而一旦航行失败,没有一个船员会单独获得荣誉。

  成功团队会具有一些共同的特点:首先是团队的目标明确,成员清楚自己工作对目标的贡献;第二,团队的组织结构清晰,岗位明确;第三,有成文或习惯的工作流程和方法,而且流程简明有效;第四,项目经理对团队成员有明确的考核和评价标准,工作结果公正公开、赏罚分明;第五,组织纪律性,这点往往容易被忽略。违反纪律往往会牺牲多数人的利益,因此“以人为本”绝不是“以个人为本”;第六,相互信任,善于总结和学习。

  优秀团队的建设并非一蹴而就,要经历几个阶段。第一个阶段称为形成期(Forming),团队中的个体成员转变为团队成员,开始形成共同目标;团队往往会沉浸在对未来的美好期待中。第二个阶段称为震荡期(Storming),团队成员开始执行分配的任务,一般会遇到超出预想的困难,希望被现实打破,个体之间开始争执,互相指责,并且开始怀疑项目经理的能力。第三个阶段称为正规期(Norming),经过一定时间的磨合,团队成员之间相互熟悉和了解,矛盾基本解决,项目经理能够确立正确的关系。第四个阶段称为表现期(Performing),随着相互之间的配合默契和对项目经理信任,成员积极工作,努力实现目标。这时集体荣誉感非常强,常将团队换成第一称谓,如“我们那个组”“我们部门”等,并会努力捍卫团队声誉。

  在建设团队的各个阶段中,一些必要的团队建设方法非常重要。这里介绍一些实用方法:

  ·挑选骨干

  “一个好汉三个帮”,如果没有几个核心骨干,一个项目经理难以管理众多人员。骨干成员与基本成员的重要区别是:基本成员要求合理物质回报和良好文化氛围,而骨干成员往往认识到机会的重要性,认为成功比金钱重要。

  ·沟通渠道

  一个团队不仅需要工作上的沟通,还需要一些“生活”上的沟通,这可以帮助大家建立信任和友情,在工作中能起促进作用。可以采用的方法包括每天与不同的人吃工作午餐;还可以在周末组织大家一起吃晚餐,逐步建立开诚布公的良好文化氛围。

  ·地理集中

  在相对集中的环境下一起工作对团队建设的作用决不可忽视。大家可以经常交流工作和个人情况,避免“我们”对“他们”以及团队的分裂成小团体的情况发生。

  ·注意心理疲劳

  项目团队的工作强度一般都比较大,为了进度往往连续加班,在这种情况下,更要注意工作的阶段性和节奏性。可以在取得阶段性目标的情况下举行庆祝活动,并让每个人参加,让大家适度放松并建立信心。

  ·团队会议

  团队会议不同于工作会议,一种是讨论团队工作中存在哪些问题以及如何改进,项目经理不是下结论的人,而是寻求答案的人。另一种是帮助某个成员进行改进。第二种会议可以先让被讨论的对象回避,自己写评语,同时大家写对他的评语。然后对比双方的差异,找出问题所在以求不断改进。

  ·评价成员

  一个团队成员在完成委派的任务后都非常期待着评价。评价可以是正向的也可以是负面的。一般都可以表扬、提醒、批评和处罚。表扬和批评最好公开公正,否则达不到鼓励先进、鞭策后进的作用。对工作中出现的过失、或因事先没有约定造成的问题,应该考虑先提醒。提醒要隐蔽,让成员知道错误和后果,并承诺不再犯错。处罚是万不得以的措施,处罚不是惩罚:惩罚是报复性措施,有感情色彩和“摆平”的意思,而处罚是中性处理措施,不涉及人身攻击,且被处罚的人事先知道这是自己行为的结果。

  ·解决冲突

  好的团队是“打出来的,不是练出来的!”,在巨大的工作压力下冲突在所难免。冲突的益处是暴露问题,激起讨论,澄清思想或寻求新的方案;害处是控制不好就会破坏沟通、破坏团结、降低信任。正确解决冲突首先要营造氛围,控制情绪,建立友善信任的环境;其次要正视问题,换位思考,愿意倾听别人的意见;第三,要积极沟通,交换意见,寻找分歧;第四,要肯放弃原来观点并重新考虑问题;第五,力争达成一致,尽力得到最好和最全面的方案。

  总之,团队建设非常重要。但这不仅仅是一个团队的事,还与企业文化密切相关,而企业文化则需要一定时间进行积累和沉淀。

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