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网络信息时代的物业管理

2010-02-20 11:09【 】【我要纠错】  来源:

    企业信息化一直是人们关注的一个焦点。在电子商务大潮冲击下,企业信息化具有了更多的机会,也面临着更多的选择。当今时代,由于竞争战略基本一致,多数的物业管理公司都拥有一套在物业管理行业内应如何竞争的隐藏信念,都有同样的关于业主最需要什么、业主最重视什么、物业管理行业应该提供什么样的产品或增值服务的共识。而有这样共识的物业管理公司越多,竞争就越激烈。

    因此,培育和创建新的市场空间,即用另一种思维模式进行思考就显得尤为重要。作为当今最尖端的技术,计算机应用及网络技术的创新和发展的速度为人所瞩目。人们越来越认识到每一个创新发展都会为整个计算机应用的发展增加新的动力,开拓出新的领域,使之获得新的能力或功能,拓展其应用的空间,增加新的应用内涵。

    物业管理工作中应用计算机网络的必要性

    当前物业管理工作大多还应用“传统”的管理方式与方法,从而造成了许多的问题和不便。例如,住户入住时的签报纪录、统计、汇报都是手工三级记账,这样不仅工作量大、而且还易出差错;各种类型的房屋管理之间的入住和变动情况不能准确、及时汇报,以至管理公司与管理处之间的资源调配无法科学、及时地进行,无法实现资源最优配置;资源管理不清,退、调、换、损、买、卖等特殊业务容易出问题,可靠程度低;类型的划分、类别的划分没有科学依据,类型转换和数据统计分析实现困难,工作量大;企业领导无法对业务过程进行严格控制,价格体系混乱,很难对业务人员的实际工作进行全面的考核。由于物业管理涉及的管理范围较为广泛,管理内容繁杂,加上政策性等变动因素,日常工作需要耗费大量人力和物力,而采用现代化计算机管理手段是一种行之有效的解决办法。

    计算机网络在物业管理中的作用及应用现状

    使用计算机(网络)不仅可以避免这些麻烦,还可以节省大量的人力、物力和财力,提高工作效率和服务质量。其作用主要体现在:

    1、全方位的快速查询,减少重复劳动:物业管理中房产资料、业主资料、住户资料以及文件档案的数量庞大,手工整理、统计汇总工作量非常大,而且繁琐,查询某房产或业主资料往往需要较长时间。通过计算机辅助管理,可以随时按业主名称、房号、房类、朝向、面积等多种条件任意查询,减少大量重复工作,大大提高工作效率。

    2、完整的工程及服务档案,提高管理水平:物业管理除了涉及房产、业主和客户管理之外,更需要提供工程设施维护、维修、装修服务与管理。计算机网完整的工程档案与服务档案可以使管理人员随时了解最新的情况,更可以规范维护、服务标准,帮助管理人员合理安排工作时间。

    3、各项费用自动计算,减少人工差错与负担:物业管理中一项重要的工作是各项费用的计算、统计、汇总,然而由于费用项目较多、计算方法繁琐,手工除了操作差错率较高,而且工作负担繁重。计算机管理利用了计算机运算速度快、准确率高的特点,使得各项费用的计算、统计、汇总工作既简单、方便,又能轻松自如。

    4、自动控制各项费用收缴,保证公司收益:管理费用的收缴是管理公司能够正常运营的保证。通过客户自觉交费和人工催收,往往效率较低,难以应付自如。计算机管理可以随时监控客户交费和欠费情况,自动打印缴费通知书和催款通知书,提高收费效率,使收费工作应付自如,提高资金的回收速度。

    5、灵活、准确的收费,提高财务工作效率:管理面积越大、户数越多,财务收费工作越繁重,大量水电费、管理费等其他费用收费不但繁杂,而且容易产生差错。用计算机管理收费,灵活性、准确性大大提高。客户不但可以分项付款,还可以预付各项费用,大大降低财务收费人员的劳动强度和工作量。

    6、全面的统计分析,提供决策依据:在物业管理的市场竞争中,计算机快速、自动、强大的统计汇总功能和丰富的报表打印系统,使各项数据的统计汇总、分析表格一应俱全,物业管理公司领导可以随时查阅最新的详细情况,并依次快速、准确地做出决策,提高物业管理公司的管理水平与竞争力。

    然而就目前而言,计算机在物业管理工作中的应用还不尽人意。以上海地区物业管理为例,目前大约有1700家物业管理企业,其中有近300家物业管理公司采用了物业信息系统进行管理,但从严格意义上讲,这些应用还称不上是系统,更不是真正的信息管理系统。

    计算机网络在物业管理中应用的瓶颈

    计算机网络技术在物业管理中的应用到目前为止还没有形成规模。笔者认为,归纳起来,妨碍计算机技术在物业管理行业应用的主要难点表现在以下几个方面:

    1、认识问题 这种思潮认为,信息系统再好,也不能产生经济效益,或直接产生效益,因此,网络对企业来说是锦上添花,可有可无。其实,这是粗放型经济模式下产生的误区,他们不了解管理出效益的真谛,不了解管理与技术的内在联系。网络虽然不直接产生效益,但它可以产生间接的、无形的、长久的经济效益。

    2、数据概念 目前,物业管理方面的数据库基本没有什么标准和规定,完全是各单位根据自己的需要开发一些小型应用。但这些数据库各自为政,互不兼容,如租金管理、基金管理、售房管理等。各部门的数据,尤其是基础数据不共享或不能共享,这样就造成了许多重复工作,浪费时间和精力。近年来,数据库软件平台发展很快,特别是以Internet技术为平台的应用是资料信息共享的新方式,随着网络系统的建立,在网络上运行通用和专用物业管理数据库将是必要的。

    3、数值计算 物业管理有关费用的计算的难点不在于计算机软件,而在于物业管理收费数学力学模型的概念化和准确界定。一般来说,数值计算的数学力学模型确定之后,根据确定性模型,再去编制计算机程序都不是困难的事情,甚至许多数值计算问题根本用不着自己去编程序。随着物业管理向集约化、专业化方向的发展,这种服务的计费模型将是必须解决的一个问题。普通物业管理人员只要熟悉类似于Excel 这种软件的分析、计算、制表和绘图功能,掌握其使用方法,基本上就可以满足一般性物业管理人员只要基本的数值计算问题和资料汇总的要求。

    4、文档管理 文档资料管理是物业管理的重要内容,历来是各单位技术档案管理的重点之一。一些重要物业的技术档案还有保密性,有严格的管理规定。计算机技术的应用使得传统的档案管理受到冲击。例如,要求一线作业人员的原始作业记录都要归档,不得轻易改动,新技术和旧管理必将产生冲突,因为计算机中的数据可以改动。物业管理的计算机资料应该包括文字资料、结构图件、图像和语音资料等,实际上早已不再是传统意义上单纯的文件档案和图件资料了,取而代之的是多媒体形式的文档。

    5、网络系统 物业管理界的网络系统的应用目前尚处在初级阶段,少数单位的局域网可以进行一些文件传输或数据交换,已经走出了网络应用的第一步,但离真正意义上的网络应用还有相当大的差距。少数单位正在进行深层次的探讨,如按物业类型分类,进行商品房、写字楼、公房等专门类型的系统开发。网络的意义无人质疑,难点是投入与具体应用,期间有许多现实条件和发展问题需要认真研究,并加以解决。

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