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职务分析实施的五个步骤

2010-02-25 13:01 【 】【我要纠错】  来源:

  职务分析的实施步骤一:确定职务分析的目的

  这一步骤是职务分析管理方面的工作中十分重要的一项内容。具体来说职务分析一般有如下几种目的:

  ● 工作描述

  ● 工作设计和再设计

  ● 工作比较及薪酬设定

  这是职务分析的主要目的之一。大多数薪酬系统都是基于工作权重体系的,而职务分析正是用于分析、表达这一权重体系的。

  ● 人员甄选录用

  组织进行职务分析以获取有关职务的任职资格信息:所需知识技能、社会交往能力等等。这些信息是组织进行人员甄选录用所依据的基本标准。

  ● 制定培训计划

  通过职务分析确定工作要求,以建立适当的指导与培训内容。这样培训所涉及的工作内容和责任才能准确地反映实际的工作要求,使员工在培训中学到的知识技能与未来的工作实际应用相一致,从而大大降低人力资源培训与发展费用。

  ● 工作绩效评价

  职务分析所得到的职务说明书可以明确表达组织对其人员的绩效要求。通过职务说明书工作者能明确了解自己工作的职责、内容、目的、合格的标准等等信息,同时这些信息也是组织进行绩效考核的重要标准。

  ● 人力资源开发

  工作者往往会注重自我工作能力的培养与发展,职务分析得到的有关信息正是组织中个人发展的目标及检验标准。职务分析是职业咨询与人事计划的基础。

  ● 进行组织内部分析

  职务分析所得结果可以说明组织中各个职务的权责关系、信息流动方向等等,这些信息是我们分析、解决组织内部问题的第一手资料。

  在确定职务分析的目的这一阶段,应当注意的是职务分析的目的与职务分析过程中所要调查、收集的信息内容是密切相关的。

  职务分析的实施步骤二:确定职务分析的程序

  一般的职务分析程序包括以下几方面内容:

  ● 职务分析活动开展前的决策

  这方面内容涵盖了前面提到的职务分析的管理方面和设计方面的大部分工作。它包括:

  A 建立职务分析小组

  B 选择被分析的工作

  C 限定信息收集的方法及类别

  D 选择信息来源

  ● 确定职务分析的调查问卷和问题

  对于这方面工作,职务分析人员要根据前一步的有关决策制定出职务分析的各种调查表格,如调查问卷、结构化面谈提纲、任务清单等等。

  ● 与工作者进行面谈

  在这方面应当注意:

  A 面谈的目的是使职务分析人员与工作者对于相应的工作具有相同的认识,这样才能确保职务说明书内容的客观与准确。

  B 如果有许多人从事同一种工作,那么参加面谈的工作者应当是这些人中的典型代表。

  ● 分析信息并编写职务说明书

  对职务信息的分析见前面有关内容

  ● 职务说明书的反馈

  职务分析人员编写的职务说明书必须要得到工作者及其上级主管的认可。一般情况下,职务说明书终稿的确定还应当征求其它部门主管的意见。

  ● 进行职务评价

  ● 对职务分析的成果进行反馈

  职务分析的实施步骤三:建立有效的沟通体系

  适当有效的沟通体系对职务分析的实施是非常重要的。沟通体系通常包括如下几项活动:

  ● 向参加职务分析的有关人员解释职务分析的目的

  ● 职务分析人员之间对职务分析方法的讨论

  ● 讨论如何进行工作描述:工作信息的收集及分析

  ● 规范职务说明书

  ● 向组织中有关部门及人员介绍职务分析的过程

  ● 对职务说明书进行反馈、检验

  ● 建立专门的监督委员会(职务分析工作小组)或反馈监督机制

  有时,职务分析人员可以使用“盲表”来与有关工作者进行沟通。

  这种调查表并没有对有关职务分析信息的调查内容,而是询问有关工作者应如何对其工作进行分析、评价。

  通过沟通,职务分析人员应当力求解决的问题是:

  ● 确定职务分析的操作程序

  ● 确定监督委员会(职务分析小组)的责任和目标

  ● 使工作者能充分地理解调查问题的具体含义

  ● 明确职务分析的调查对工作描述(工作说明书)的相应的功能

  ● 完善职务分析采用的方法

  整个沟通所涉及的人员包括:

  ● 组织人事部门有关人员

  ● 组织有关部门主管

  ● 组织有关部门的员工代表

  ● 职务分析的人员对象,即相应的工作者

  ● 职务分析工作小组的成员(职务分析专家)

  职务分析的实施步骤四:调查组织特性

  职务分析所涉及的各个职务是组织的重要组成部分,所以在进行职务分析时必须充分考虑组织的各个特性。只有这样,职务分析所涉及的各个职务才能有机地联系起来,从而确保了职务分析结果的客观性和实用性。

  对组织特性调查所需了解的信息涉及三方面内容:

  ● 组织目前的状况

  ● 组织的目标

  ● 组织的方向

  要调查组织的特性,就必须应得到组织人事部门及其它有关部门的帮助。通过这些部门提供的有关信息职务分析人员可以了解到组织相应的特性,并编写出组织特性说明。

  组织特性调查的具体内容包括:

  ● 组织历史

  这是对组织所经历的重要发展阶段的简短概括说明

  ● 主要活动

  这部分是对组织所从事的活动组织宗旨的描述及概括

  ● 组织结构

  这部分要列出的是组织的组织结构图及组织各个部门的职责和任务

  通过组织结构图职务分析人员可以了解如下信息:

  A 每一个管理工作的名称

  B 每一个单位或个人应对谁负责

  C 每一个单位由谁负责

  D 已经建立了何种部门或单位

  E 组织的“命令链”

  F 各工作的名称和在组织中的位置

  ● 主要产品和市场

  这部分内容包括:

  A 组织的主要产品或服务

  B 生产线的介绍

  C 采用技术的介绍

  D 目前及未来的市场份额

  E 主要顾客

  F 预期的增长率

  G 主要竞争者及其它外部环境因素

  ● 生产过程

  系统地描述组织生产经营活动的流水过程

  ● 组织的战略

  对组织目前的战略计划进行总结

  ● 组织的预算

  列出组织及其各个部门目前的水平和未来的预算水平。这方面内容有助于职务分析人员了解组织的优势和劣势、机遇和威胁(SWOT)

  ● 组织中各部门的目标

  通过这部分内容,职务分析人员可以了解各部门存在的合理性,以及部门对整个组织经营活动的影响。

  ● 各部门的组织结构

  这部分内容包括部门内的组织结构图、各部门的职能及每一职能相应的工作人数。

  ● 各部门所进行的活动及应达到的绩效

  ● 各部门的预算数字

  ● 其它特殊信息

  这些调查内容可通过问卷调查的方式实现。调查结果可以编写成组织特性说明,这个说明对职务分析的实施有着很重要的参考价值

  职务分析的实施步骤五:收集分析工作信息进行职务描述、编写职务

  在一个具体的职务分析实施中,所要收集的工作信息应该由职务分析小组针对组织的具体情况来确定。而对这些信息的综合、分析是整个职务分析活动中最艰巨的一项工作。关于对工作信息的分析见前面职务分析的收集分析方面工作的有关内容。

  上述信息分析的结果是要用职务说明书来表达的。职务说明书是用文件形式来表达职务分析的结果,其基本内容包括工作描述和任职说明。工作描述一般用来表达工作内容、任务、职责、环境等,而任职者说明则用来表达任职者所需的资格要求,如技能、学历、训练、经验、体能等。

  (1) 职务说明书的内容

  职务说明书的基本内容主要由以下几个方面构成:

  A 基本资料,包括:

  ● 职务名称。

  ● 直接上级职位。

  ● 所属部门。

  ● 工资等级。

  ● 所辖人员。

  ● 定员人数。

  ● 工作性质。

  同时应列出职务分析人员姓名、人数和职务分析结果的批准人栏目。

  B 工作描述,包括:

  ● 工作概要。用简练的语言说明工作的性质、中心任务和责任。

  ● 工作活动内容。工作活动内容包括:

  ◆ 逐项说明工作活动内容。

  ◆ 说明各活动内容占工作时间的百分比。

  ◆ 各活动内容的权限。

  ◆ 各活动内容的执行依据。

  ◆ 其他

  ● 工作职责。逐项列出任职者的工作职责。

  ● 工作结果。说明任职者执行工作应产生的结果,以定量化为好。

  ● 工作关系。工作关系描述包括:

  ◆ 说明此工作受谁监督。

  ◆ 说明此工作监督谁。

  ◆ 说明此工作可晋升的职位,可转换的职位,以及可升迁至此的职位。

  ◆ 与哪些职位发生关系。

  ● 工作人员运用设备说明。它包括:

  ◆ 说明工作人员主要运用的设备名称。

  ◆ 说明工作人员运用信息资料的形式。

  C 任职资格说明。它包括:

  ● 所需最低学历。

  ● 需要培训的时间和科目。

  ● 从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。

  ● 一般能力。如计划、协调、实施、组织、控制、领导、冲突管理、公共关系、信息管理等能力及需求强度等。

  ● 兴趣爱好。即顺利履行工作职责所需的某中兴趣、爱好、及需求强度。

  ● 个性特征。如情绪稳定性、责任心、外向、内向、支配性、主动性等性向特点。

  ● 职位所需的性别、年龄特征。

  ● 体能需求。如:

  ◆ 工作姿势。如站、坐、跑、蹲、走动、躺等姿势以及各姿势的比重。

  ◆ 对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求。

  ◆ 精神紧张程度。

  ◆ 体力消耗大小。

  D 工作环境。

  ● 工作场所。在室内、室外,还是其他特殊场所。

  ● 工作环境的危险。说明危险性存在的可能性,对人员伤害的具体部位、发生的频率,以及危险性原因等。

  ● 职业病。即从事本工作可能患得得职业病及轻重程度。

  ● 说明工作时间特征。如正常工作时间、加班时间等。

  ● 说明工作得均衡性。即工作是否存在忙闲不均的现象及经常性程度。

  ● 工作环境的舒适程度。即是否在高温、高湿、寒冷、粉尘、有异味、噪声等工作环境中工作,工作环境使人是否愉快。

  (2) 职务说明书编制的注意事项:

  A 职务说明书的内容可依据职务分析的目的加以调整,内容可简可繁。

  B 职务说明书可以用表格形式表示,也可以采用叙述型。

  C 职务说明书中,如有需个人填写的部分,应运用规范用语,字迹要清晰。

  D 实用浅显易懂的文字,用语要明确,不要模棱两可。

  E 职务说明书应运用统一的格式书写。

  F 职务说明书的编写最好由组织高层主管、典型任职者、人力资源部门代表、职务分析人员共同组成工作小组或委员会,协同工作,共同完成。

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