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透视人事档案“被丢弃”现象

2010-04-15 13:57 【 】【我要纠错】  来源:

  透视人事档案“被丢弃”现象

  我国的人事档案包括干部档案、职工档案等,档案随人走,不论上学还是工作,必须有一份“终身的”人事档案。但随着人事制度改革的深入,工作岗位与人事档案直接的依附关系逐渐减弱,致使“弃档”、“死档”不断增加,而最终损害的,是他们的自身利益

  为了在北京做律师,“我遇到了两个‘拦路虎’,一个是司法考试,一个是转自己的档案。”宁静这样告诉《法治周末》记者。

  转档案是场“大考”

  3年前,宁静从北京一所政法院校研究生毕业后,到一家杂志社工作。

  她的专业是行政管理,可是她对法律很感兴趣,憧憬律师职业,毕业后就开始准备司法考试。2009年11月,她通过司法考试。原本很高兴能够当律师的她,看到北京市律师协会的通知,怎么也高兴不起来。

  通知对北京市申请实习人员递交材料进行了调整,即人事档案存放地必须为北京市所属人才机构。

  这意味着,没有北京市户口的人,即使通过司法考试,也很难在北京各律师事务所实习,亦很难在北京执业。

  宁静所在的单位不解决户口,也不能存放档案。毕业后,宁静也没有关心过自己的档案。于是,宁静打电话到北京市人才服务中心咨询,被告知该中心只存放具有北京市户籍的人员档案。

  宁静告诉《法治周末》记者,这个规定让她感觉很为难,也很着急。如果她想在北京办理实习律师,就必须提交存档证明。

  为了能把人事档案存在北京,她回到了自己就读的大学,经询问得知,自己的人事档案还在学校存放,负责存放档案的老师告诉她:“学校一般不把档案和户口分开来转,学生毕业后,如果没有被北京市有关单位接收,就直接把户口、档案转到生源地人事部门。”

  知道了自己人事档案的下落,宁静又跑到北京市东城区人才交流中心,打听一下能否转过来。

  该中心的工作人员告诉她,如果现在档案还在学校,并且已经毕业两年,要想再转档案过来,首先要把自己的档案转回原籍,由原籍人事部门评定职称和工资级别。再由所在单位向北京市的人才交流中心提出转档申请,开具介绍信。北京市的人才交流中心发函从原籍人事部门调取,最后由原籍人事部门通过机要渠道转过来。

  宁静告诉《法治周末》记者,她当时听到这些程序,“都急哭了”。

  接下来3个月,她每天在为这件事忙碌,而她父亲专门请假1个月为她跑转档的事情。费尽周折,档案转到了老家,北京的人才服务中心也发了调档函,可是转走的时候,当地人事部门要收取480元档案托管费。

  “档案在老家存放还不到一个月就要收480元,没有办法,最后还是交了。”宁静告诉《法治周末》记者,她转档的难度不亚于一场司法考试。

  就转档的事情,《法治周末》记者采访了北京市人力资源和社会保障局的工作人员,该工作人员说,每个人的情况不同,处理也不一样,总的来说,比较复杂。

  比如,存档一般要求有北京市户口,可以分为单位存档、个人存档。

  《法治周末》记者了解到,在办理单位委托存档转个人存档时,需要出具十几份材料,包括《单位委托存档人员解除存档合同证明信》、《单位委托存档人员聘用期内鉴定表》、本人的存档凭证、身份证、原存档合同等。

  并且非北京市户籍存档人员与单位解除聘用关系后,不能转个人存档,须将档案转往原籍组织人事部门所属人才服务机构。

  60万份档案被“丢弃”

  北京某高校辅导员高岳在接受《法治周末》记者采访时介绍说,人事档案是培养、选拔和使用人员的活动中形成的以备考察的文件材料。

  人事档案一般放在有人事管理权的单位,一般比较大的机关、企业、事业单位可以存放,但现在更多的是放在人才交流中心,这样方便流动和管理。

  高岳向《法治周末》记者强调,人事档案并非可有可无,个人需要的公证、办理社保、婚育证明、转正定级、工龄计算、职称评定、出国政审、升学就业、办理退休手续等,都要用到人事档案。

  在缴纳养老保险费和退休后领取养老金时,个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务等都是依据,由于档案遗失而遇到麻烦的例子并不少见。

  高岳向《法治周末》记者举例说,他们学校就有人因为档案问题影响了权益,还跑来学校“理论”。

  2004年,李海毕业后进入外资企业工作,该企业不具有保存人事档案的资质,也没有要求他调档。2005年,李海离开该企业,自主创业,有了一个自己的公司,就一直没有从学校提取档案。

  2009年,李海在办理购买限价房时,街道办事处的人告知他,需要人事档案部门出具相关证明。这时,李海才开始四处寻找档案。

  但李海已经毕业5年,超过了教育部门规定的派遣期限。李海的人事档案也因此成了“无身份”档案,失去了干部身份,转正定级、职称评定、工龄连续计算等一系列问题都被耽误了。

  根据人力资源和社会保障部全国人才流动中心及各省人才交流服务中心的不完全统计,全国各级人才流动中心代为管理保存的三四百万份人事档案中,至少有60多万份与主人失去联系。

  北京市房山区人事部门一位工作人员告诉《法治周末》记者,随着人事制度改革的深入,“单位自主用人,个人自主择业”用人机制的出现,越来越多的“单位人”变成了“社会人”,工作岗位与人事档案直接的依附关系逐渐减弱,流动人员人事档案的作用日益弱化,“弃档”不断增加。

  改革需要打破“壁垒”

  据了解,我国人事档案制度产生于20世纪50年代,曾是社会和用人单位了解人才、使用人才的重要依据。我国曾先后颁布了几项和人事档案有关的规定。

  1991年4月,《干部档案工作条例》颁布。1992年,国家档案局制定了《企业职工档案管理工作规定》。1996年12月,《流动人员人事档案管理暂行规定》公布。

  其中,《流动人员档案管理暂行规定》和《企业职工档案管理工作规定》都是依据《干部档案工作条例》制定的,在档案内容、收集、保管、提供利用方面大同小异,主要不同在于管理部门,三者分别为人事部门、劳动部门和组织部门。

  中国政法大学劳动和社会保障法研究所一位专家在接受《法治周末》记者采访时说,目前国家没有出台专门的人事档案法律,导致档案制度存在一些问题。

  例如,职工档案的法律属性与权属不清;企业与其员工之间档案信息严重不对称;人事档案纠纷的法律梳理程序不畅等。

  针对这些问题,该专家提出解决的办法是,人民法院、劳动仲裁(包括人事仲裁)应当受理档案纠纷;损毁、丢失劳动者档案者,用人单位除应承担相应的责任外,还应积极协助劳动者重制档案。

  高岳也提醒说,现在不少高校毕业生忙着找工作,没有把档案转移的问题放在心上,等到工作单位落实后,才发觉档案并不在学校。对于这些不知档案在何方的同学,可以向学校、原户籍所在地的人事部门及参加第一份工作的用人单位咨询。

  中国煤炭工业协会一位负责人力资源的工作人员告诉《法治周末》记者,人事档案制度牵涉到组织部门、人事部门、劳动部门、教育部门和综合档案部门,组织部门在人事档案政策方面居于中心地位,但在实际管理上却有时不能统一。

  按照档案法的规定,国家档案局是统管国家档案事务的最高档案行政管理部门。但是在实际执行中,人事档案成了由人事、劳动等部门进行管理,造成了人事档案管理的多头管理。

  北京理工大学教授胡星斗在接受《法治周末》记者采访时表示,人事档案改革要“打破现在封闭状态,解决地区转移困难和不便携带等问题”。

  他认为,将来人事档案改革要注意两点:

  一是要透明化,人事档案的内容要让当事人知晓,以免其他人利用便利条件改写别人档案。

  二是要进行档案电子信息化建设,全国联网,设置不同的查询级别。统一整合户籍资料、社会保险、个人信用和个人档案等信息建设的“国民信息系统”,可以身份证号码为号码。这样不仅有利于人事档案的使用,还有利于人口管理。

  据了解,在美国和加拿大,个人档案网络化建设已非常完备。在任何一个学校、组织学习或工作之后,个人基本信息都会保存到这份网络档案中。

  美国通过类似于中国身份证号码的“社会保险号码”来建构公民档案,这个小小的“号码”包含着个人的“信用记录”、“驾驶记录”、“司法记录”等方面内容。而且,这种档案具有明显的社会性,有关部门查阅起来非常方便。同时,公民个人也可以通过特定的密码在网上进行查阅。

  “弃档族”

  “弃档”人员主要有四类,一是应届大学毕业生。没有找到工作单位的毕业生将档案留在了学校,是“弃档案族”中比重较大的。二是自费出国留学人员。三是办了移民手续的人。四是“跳槽”者和异地求职人员,由于和原单位有一些问题得不到解决,或是因为人事档案异地调动手续繁琐,最终选择了放弃个人档案,是“弃档案族”中占比重最大的。

  弃档的原因主要有:对档案重视程度不够,认为档案可有可无;调档程序太繁琐;档案的转递相对滞后,导致人员多次流动后,档案却不知所踪。

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