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企业应该怎样订制度?

2010-05-13 16:40 【 】【我要纠错】  来源:

  今天有位网友就他在制订企业规章制度过程中的困惑向我请教。交谈中我发现这位网友提出的问题在中小企业有一定的代表性,因此决定把他的困惑和我的看法整理出来,供更多企业管理人员参考和借鉴。

  这位网友从前从事行政工作,现在从事人事工作,刚上任老板就要求他着手公司制度化体系建设。他很敬业,十几天时间就将本部门的制度拟订完成了。可是其它部门却没有人动手。于是老板又要求他把各部门的制度都起草出来。对于不熟悉的部门让他起草制度本身就是个难题,而且整个公司领导层管理意识都不高,员工也反感有制度约束。他感到无能为力,于是想到了找我请教。他想了解拟订制度如何才能做得更规范、希望制度建设好后能顺利执行。

  我对他的敬业精神和工作效率表示赞赏,但我提醒他不能操之过急。初到一个企业固然应该做出一番成绩,但如果对企业实际没有全面了解,就贸然订制度,则有可能欲速则不达。

  订制度首先要搞清楚什么是制度。

  制度是人类社会中人们行为的准则。大到国际社会小到家庭都可以制订制度。制度是组织成员意志的体现,同时又对所有组织成员具有约束力。张国祥老师认为:制度是约束组织成员的行为规范或评价准则。

  企业规章制度就是用来规范全体企业成员行为的,要发挥作用就必须可执行,可执行才能产生效果。可执行的前提是员工认可、理解并能够执行。也就是说制度既要符合企业发展实际,又要符合员工素质、能力实际。新华书店关于企业制度的书籍可谓汗牛充栋,但能适合你企业的不一定有一本。制度是企业发展的产物,企业在不同的发展阶段需要不同的制度。把握企业实际是制订制度的第一步。

  其次中小企业的规章制度不是一次出笼的,而是逐步产生、逐步完善的。出现新情况、发现新问题,往往是出笼制度或修改制度的最佳时机。好的制度应该经过充分讨论,获得大多数成员认可。为什么众多企业都反映制度执行不了?恐怕一个重要原因就是少数人闭门造车的结果。

  说员工不愿意制度约束,这恐怕不是实情。很有可能是少数人的借口。没有制度约束对谁有利?对老板有利吗?显然不是!否则老板也不会要求建立制度体系了。对员工有利吗?没有制度约束,员工往往成了主管的工具,主管想罚谁就罚谁、甚至想骂谁就骂谁,可以说随心所欲。有制度才能保护员工的利益,害怕制度约束的恰恰就是那些主管、就是那些有特权的人物。而这些人在企业永远只能是少数。如果把企业规章制度的作用说清楚了,把制度的好处讲明白了,这些人即使心理不满、嘴上也不敢公开反对了。所以争取民心,改变观念是制订制度的第二步。

  第三,制度不是为了装订成册,不是为了美化办公室的,而是为了规范员工行为、指导员工工作的。那么可执行就成了制订制度的关键。让执行制度的负责人起草制度可能是一个比较好的选择。人事负责人的主要作用是指导制度拟订原则、指导写作方法、规范写作格式,最后作文字处理。越俎代庖绝不可取。

  一般企业规章制度的主要缺点有:把工作方式要求当作制度;有空泛要求,没有责任落实办法;不管过程,盯住结果处罚;忽视激励。这在写作中是要尽量避免的。

  企业规章制度的主要内容应该包含以下几点:

  1、拟订本制度的目的

  2、本制度的主管部门

  3、本制度的约束对象

  4、本制度的行为规范

  5、违反本制度应承担的责任

  6、监管人员的责任

  7、本制度的修改说明

  8、本制度的生效或废止

  作为私营企业,老板的经营理念对规章制度的影响很大,老板没有建立制度的意识和毅力,即使有了制度往往也会遇到老板本人或老板的亲信破坏。所以私营企业要建立制度,做好老板的工作、取得老板支持也非常重要。

  规章制度制订后,一定要广泛征求意见,只要多数人认可,就可以报老板审批。

  当然出台新制度一定要有宣传动员,让企业全体成员广为知晓,也可以对过去搞特权的人特别关照,让他们在制度上签字画押,这样可以减少贯彻执行的不少阻力。

  制度一经颁布就要坚决执行。

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