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秘书礼仪知识:作汇报工作时要注意的礼仪

2009-06-05 14:30 【 】【我要纠错】  来源:

    一是守时,不失约。

    这是很重要的礼貌。如果过早抵达,会使领导因为没准备好而难堪;迟迟不到,又会让领导久候而失礼。万一因故不能赴约,要有礼貌地尽早告知领导,并表示歉意。

    二是进办公室要注意礼貌。

    到达领导办公室后,应先轻轻敲门。如果办公室门敞开着,也应该先敲门,以让领导知道有人来了。等听到领导招呼,然后再进门。汇报工作时,仪表举止要文雅大方,彬彬有礼。

    三是汇报要实事求是。

    对自己的工作要有喜报喜,有忧报忧。那种曲意逢迎领导,领导喜欢听什么就汇报什么的做法是不对的。把汇报工作看成是“摆功”或者是“诉苦”的机会也是不对的。

    四是恰当地催问。

    在向领导汇报工作时,有时不免要同时催问一些事情,这也是情理之中的。在催问时应注意以下几点:(1)非到应催问时不要随便催问。即在请求领导解决某个问题时,若未到预定时限,一般不宜催问。

    (2)在催问时不宜用“责问”的口气,而要用“询问”的方式进行。如“我们上次请求您解决的事情,不知道现在进展怎么样了”这样往往能引出对方的话来,使谈话变得随和活跃。

    (3)不要把感情色彩带到言语中来。如果领导对下级请求解决的问题已尽力解决,却因“心有余而力不足”而未能按预定时限完成时,下级不能因此而埋怨、责怪。应体谅别人,并另行探讨新的解决方法。

    五是当自己的意见被否定时,要冷静对待。

    不要使脸部表情“大起大落”,也不要轻易打断领导的谈话。万一自己需要插话应征得对方的同意。即使自己是正确的,也不要去顶撞对方。能给别人“留面子”是对别人的一种尊重,也使自己在“情”上取得了主动。而“通情”一般都是有利于“达理”的。

    六汇报结束时当汇报已经结束而领导仍有兴致询问其他问题时,下级仍要以礼相等。切不可频繁看表,或者打呵欠,以免领导误解为对他的谈话不感兴趣。汇报一般应在领导说出“今天我们就谈到这儿吧”时结束。下级起身告辞时,应注意别把属于领导的材料、物品误放入自己的包里。当领导送到门口时,应主动说:“请您留步”、“谢谢”等礼貌用语。一出门就和他人议论领导的举止表现,是一种不礼貌的行为,应该避免。

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