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秘书要节约时间提高工作效率

2007-04-23 18:12 【 】【我要纠错】  来源:

  1. 为成效而工作,而不是为工作而工作。首先考虑“我期望得到的成果是什么?”,而不是一开头就考虑做些什么工作,采用什么技术或手段。

  2. 把主要精力集中于少数主要的领域。制定优先的工作次序,并且坚持已经决定的工作重点。巴莱多定律(“二八定律”)告诉我们,在任何一组事物中,最重要的只占其中一小部分,约为20%,其余80%虽为多数,却是次要的。最重要的事情(重要的少数)先做,而不是先做那些次要的事情(微不足道的多数),那将一事无成。

  3. 要依靠各种长处,自己的、上司的、同事或下级的长处。依靠长处就是说决不能依靠他们的短处,要依靠他们所能做的,不要从他们不能做的事情开始。

  4. 有效决策。决策的失误是最大的浪费。在正确的程序中采取正确的步骤。

  5. 有条不紊安排工作。不能打乱仗。

  特别应该强调的是授权。授权是提高效率或效能的秘诀。其步骤是解决“什么事、谁来干、怎么干”的问题。其核心思想是建立完善的制度,然后汇集群力共同完成工作。

  一些行之有效的节约时间的诀窍也应该得到重视,比如:

  1. 不要把等待的时间白白浪费。

  2. 参加一个快速阅读班。

  3. 当你拜访顾客时,总要先打电话。

  4. 总是把汽车停放在易于驶出的位置。

  5. 谈话时记笔记。

  6. 避开浪费时间的人。

  不要忽视这些小窍门,坚持做下去,你会惊讶地发现,你的日程宽松了,你有闲暇处理自己一直想做而抽不出时间做的事了。

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