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秘书技能之速记技巧

2007-04-23 18:18 【 】【我要纠错】  来源:

  “秘书参与政务,管理事务”,是领导的助手、参谋。 信息,对秘书工作有至关重要的作用。广泛、丰富、及时准确地储备信息,迅速有效地提供和利用信息,是秘书工作的重要内容,突出特点。秘书工作的这种性质特点,决定了速记能力对秘书工作和秘书人才的重要性,决定了《速记学》这门课程在秘书专业教育中的重要地位和作用。

  速记学是现代化快速书写技能的科学,属于语言学的范畴。他在秘书工作中的重要作用可以从以下几个方面论述。

  (一)记录口授文稿

  有一些社会生产和科技发达国家,领导者口述,秘书速记,整理修订,领导签署,即刻打印,及时发出执行,这是普遍应用的工作方法。运用速记办文,不致因记录跟不上而打断讲话人的思路,影响其情绪;能使口授文稿一气呵成,保证办文质量,加快办文速度,有助于提高管理的职能和效率。通常,领导人到办公室一两个小时,就可以处理几十封来信,形成几件文稿。

  我们的秘书工作者,如普遍掌握了速记技能,随着领导班子成员素质、水平的不断提高,也能采用这种口授文稿的做法,那么,不但会大大提高我们各部门的管理职能和效率,而且对克服“文山会海”这种长期以来令人头痛的流弊,会起重要作用。目前,我们许多部门,当年的年度计划,在第一季度末写出来的并不算太晚,去年年度的总结,近年写两三天更不足为怪。这种情况,和今天的时代,我们肩负的“四化”任务,极不适应。这种慢腾腾的工作,低得可怜的效率,实在令人担忧。

  运用速记比用汉字书写,其速度要快三至五倍。秘书人员掌握了速记就如虎添翼,对工作非常有利。有这种能力的秘书,哪位有水平的领导不是得之如宝,走到哪里都会离不开他。

  我们党在延安时期就很重视速记。老一辈革命家、领袖,如毛泽东、周恩来、刘少奇、朱德、任弼时、陈云、张闻天等同志,他们讲话常常没有稿子、风格各异。毛主席讲话,常常是拿一张纸,写着几个铅笔大字,讲起来滔滔不绝,妙趣横生。他们的许多重要文章,都是根据当时讲话的速记稿整理出来的。

  在国外,一些科学发达国家,用速记整理出来的著作,文件更是不计其数。如《列宁选集》、西蒙诺夫的《日日夜夜》、《卓别林传》、《巴黎公社的会议》以及希特勒大本营“元首会议”的部分记录等等,都是运用速记记录整理出来的。又如陀思妥耶夫斯基长达四十万页的小说《赌徒》也是作者同秘书安娜合作,用速记在二十六天里完成的。

  (二)完整、准确地进行会议记录

  作为秘书,在会议、会谈中作记录是经常的工作。会议、会谈记录仅记出席、缺席、议案和决议等是远远不够的,这样的记录没有反映出讨论的经过,以及讨论的不同意见。其实,有些会议、会谈的动态,如能记录下来也是很有必要的,它便于领导研究问题、决策工作。速记,可以帮助我们记下完整、准确的会议情况。

  要记录会议的全貌,就必须运用速记。记录会议、会谈的决议、结论,要一字不漏,全面准确,这更是速记的专长。

  如果是国际会谈,就更显示出速记的方便和重要了。 1969 年底,我曾担任中国同日商谈判进口汽车的速记任务。国际谈判,有谈有译,这就使记录有语言间隔的空闲时间可利用,记录起来更能从容不迫。如果又能通晓谈判国的语言,那就更游刃有余,甚至可以随时将翻译不准处加以更正。对外会谈使用速记,最能发挥其重要作用。

  特别是传达上级领导的指示,时间性强,要求我们迅速准确地记录,这就更能显示速记的重要作用。如果是自己记录自己传达,可不用翻译,直接照速记符号宣读,即迅速又准确。

  搞侧记,运用速记,拾遗补缺,非常方便。例如:有的重要会议,因某种特别原因领导不能出席,要秘书代听,可利用速记,将会议重要部分全部记录下来,以备使用。据说,孙中山先生《三民主义》手稿,在陈炯明叛变中,毁于广州大元帅府。当时孙中山日理万机,无暇伏案,于是根据速记员当时所作的关于十几次演讲的速记记录,整理成书出版。我在 1979 年速记的《于是之谈表演》、《施光南谈作曲》、分别被《南国戏剧》、《人民音乐》采用发表。 

  (三)调查、采访利用速记好处多

  根据已掌握的材料,用速记符号拟好调查提纲,下去调查,能有的放矢。在核实某一问题、实践时,采用边问边速记的方法把证人的原话记录下来,必要时重述证词,去伪存真,这对核实问题,得出正确结论,具有非常重要的作用。同时,这样的调查谈话,不但问题集中,节省时间、提高效率,还可以起到一定的保密作用。

  采访,更要口问、耳听、眼观、手记、心想。如以汉字记录会漏掉重要字句和生动的语言;光顾低头写、影响眼观、心想。如用速记边记边观察、边思考、边提问,得心应手,能真正进行有深度的采访,还可以赢得时间描绘现场,使采访立体化、视觉化。这样,久而久之会提高思维的反映能力和写作水平。

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