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秘书要掌握办事的技巧

2007-04-23 18:18 【 】【我要纠错】  来源:

  社会是很复杂的。人们要把一件事情搞清楚是很不容易的。秘书人员由于在工作过程中接触的人多而且杂,所以在处事过程中更需要很多的技巧。这些技巧包括:学会洗耳恭听;处处留心;一目十行;百问不烦;不可轻信等。

  1、洗耳恭听:秘书是办事的,听懂事情是办好事的前提。在听的过程中秘书要注意不要随便打断别人,不要漫不经心,不要强加于人。这些都是秘书与同事相处时候必须掌握的。作为秘书,经常接触领导,如何倾听领导的谈话,接受指示,领会意图,也是非常重要的。所以秘书要学会注意听,拼命记,听不明白一定要及时请示,以免执行中出现偏差。平时多注意事情的来龙去脉,避免听不明白。此外,秘书还要尽可能站在领导的角度去想问题,这样才能深切领会他们的意图。

  2、处处留心:越是烦杂的工作就越需要细心。秘书在平时的工作生活中如果不能做到处处留心,办事能力肯定不会提高。

  3、一目十行:有的秘书在工作中需要看大量的文件,一目十行的技巧对于他们来说是必需的。有经验的秘书面对大量文稿时不会认为这是坏事,文件多,接受的信息也就多。看大量文件时候的技巧主要是抓住头尾,先看提要,记住要点,注意但是等转折词等。一目十行的能力需要逐步培养,不可操之过急。

  4、百问不烦:秘书人员为了工作要经常与人打交道,要弄明白一些事情就难免要向人提问。问得不好,一句话就可能把局面弄紧张;问得不妙,几句话就可能让对方厌烦。所以在这个过程中也是要掌握一些技巧的:

  了解谈话对象的身份、年龄、经历、文化程度、脾气性格等。不同的人区别对待。

  向对方交代自己的身份、来意,特别说明为什么找对方,尽快建立融洽关系。

  问题要问得简单明确而具体,对方能够回答。

  给对方留下思考的时间,不要紧追不舍,引起对方的反感。

  关键地方请对方讲清楚,不可争辩,更不可说教。

  要认真倾听,不要轻易打断对方。

  要边听边想,发现有价值的问题继续深挖下去。

  尽量缩短时间。

  注意给对方保密,尤其在取得对方的信任后就更需要如此。

  5、不可轻信:要注意分析自己的谈话对象。在没有弄清楚情况的前提下,不妨把谈话对象所说的东西简单记录下来,以便分析。

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