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秘书商务技巧:编写旅行计划

2007-04-23 18:15 【 】【我要纠错】  来源:

  公务旅行有不同的任务,如参加会议、实地考察、参观访问、业务洽谈、签订合同等;时间也有长有短,有的一两天,有的则长达数月。秘书在为上司作旅行安排时,必须向上司了解清楚本次旅行的目的、任务和要求,然后才能着手制定旅行计划。所谓“磨刀不误砍柴功”,这样才会“事半功倍”。

  拟定旅行计划,就是为了保证公务旅行的顺利。简而言之,就是要吃好、住好、休息好、工作好,使上司在有限的时间内,有条不紊地高效率完成预定的任务。秘书应力戒因旅行行程、工作计划安排不妥而造成不良后果。一般说来,商业旅行计划应包括:目的地、时间、交通工具、住宿、备注等。

  1、目的地

  上司本次出差的地点(包括中转的地点)是哪里?一个或几个?既可详写,也可略写;还可写上本次旅行过程中开展各项活动的地点。

  2、时间

  旅行出发、返回的时间,写清某月、某日、星期几,包括各个目的地的抵离时间和中转时间;开展各项活动的时间;就餐、休息的时间等等。

  3、交通工具

  出发、返回时使用哪种交通工具?途经何地?以及沿途路线等等。

  4、住宿

  住宿地点、住宿时间以及要求、规格等等。

  5、资料、物品携带

  即出差的活动内容,如访问、洽谈、参观学习、会议宴会、娱乐活动或参加某种仪式以及相关的谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会国的指南等等。

  6、备注

  记载需要上司注意的事项,如抵达目的地需要中转的中转站或中转机场名称,休息时间、飞机起飞时间,以及某国家为旅客提供的特殊服务;在当地需要注意的一些风俗习惯和礼仪等等。如果出差内容较多,事务繁忙,可以把以上计划内容制成工作时间表,这样一目了然,做到心中有数。

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