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秘书商务技巧:怎样约会安排

2007-04-23 18:16 【 】【我要纠错】  来源:

   一、有效地安排约会

  约会看上去是比较简单的一项工作,可是要想把约会工作做好,这里面还是有很多技巧和注意事项的,下面列出的这些将帮助秘书把这项工作做得更出色。

  1.一天中的某一段时间,上司很可能希望留下作处理日常事务用,应该在心中记住这一点;

  2.在两个外出约会之间,要留有充足的路上所需的时间;

  3.会议所用的时间很可能会超过预计的时间,鉴于这种情况,需要时,应该向要求来拜会的客人说明这种困难;如果是非常重要人物来访,上司为了赴约可能中途退出会议;

  4.一般说来,约会是通过电话联系的,在打电话的同一天,应该写一封信证实电话联系内容,该信件须留一份副本,作为该谈话的永久性存档,事情办理情况应以便条形式写给上司留存备查;

  5.如果来电话者要求安排约见,而日期、时间都已谈妥,则应记下来电话者的姓名、地址和电话号码,以备将来因故改变日期或时间,需要与来电者联系时使用;

  6.给饭店写信,应写给“经理”。饭店的地址和有关情况应注意查考参考书;

  7.当联系社交活动时,因为社交活动包括上司的夫人参加,所以无论该活

  动是白天还是晚上举行,都要先问清每项活动上司夫人是否方便参加,然后再代表她接受邀请;

  8.如果上司夫人是个商人或者职业女性,有时她会要求丈夫出席与她的活动圈子有关的各种社交活动。因而,在联系上司自己的社交活动时,要经常注意与上司的夫人合作,这种合作需要做到何种程度,取决于上司对他的夫人和他夫人的社交活动的个人选择;

  9.如果上司外出,不要在他回来的当天安排约会;

  10.如果秘书为上司安排一个外面的约会,在他离开办公室之前,打电话再确定一下;

  11.在星期一早晨、星期五下午以及假日前后的那些日子里,少安排约会;

  12.注意千万不要在周末或假日安排约会,要记住对方的假日可能和自己的公司不同;

  13.安排约会时,一定要解释:约会的内容是得到上司同意的;

  14.对约会的时间提出建议时,不要随便提那些不确定的时间,如:“你喜欢什么时候和尼古拉先生见面?”

  15.如果知道约会可能推迟,要解释并打电话给有关的人,再确定一下以后的日期和时间;

  16.如果为你的同事安排约会,给他一张提示条,写上日期、时间及办公室的房间号;

  17.记下已有约会的人的电话号码,以便万一约会取消或变更可以另行通知。

  二、约会的方式

  约会可以采用以下几种方式。

  1.如果上司告诉秘书,他安排了一个约会,秘书必须把它记在双方的日程表上;

  2.如果通过电话或亲自安排约会,必须得到上司的确认,然后再把它记人双方的日程表上;

  3.如果有人写信查询约会的具体时间,一旦时间已定,必须通知询问的人并且把它记人上司和个人的日程表上;

  4.当上司和某人讨论时,他也许会让秘书安排下一次与那人约会的时间

  安排好后,必须确保那人收到书面或口头的通知,并记在双方的日程表上;

  5.秘书或他的上司可以通过信件与外地的参观者安排暂定的约会,这些约会必须用铅笔记人双方的日程表,因为它们可能会有变动。

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