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如何降低采购中的信息沟通成本?

2010-06-24 10:38 【 】【我要纠错

  分享物流环节中很重要的一流就是信息流,信息流的源头来自采购,因此要保证这个企业的信息流的及时高效运行,首先考虑从采购这个环节进行优化。利用成熟的信息技术进行信息采购,是一个比较好的解决方案。

  物流事业部的一次会议

  “小赵,请你务必在明年拿出一个可行的方案来,争取把物流成本降下来……”,这个年底的计划会议,总经理的一番话让赵云深深感到新的一年工作任务的艰巨。

  赵云是这家外资企业A公司新来的物流事业部总监,全权负责其下仓储部、采购部、和运输服务部的工作。作为一家从事汽车零部件生产的跨国集团,A公司业务遍布全球多个国家。其在中国的总部是2000年成立的,公司自成立以来,借助其雄厚的资金实力,迄今为止,已经拥有了200多家产品供应商,分布于10多个不同的国家。因为是全球采购,供应商地理位置分散,A公司的通过与两个大的货代公司合作负责原材料的采购物流活动。早在成立后的两年,为了更好地完善企业管理,A公司分阶段地实施了ERP系统,并得到了较好地应用。

  然而,近两年来,随着企业管理的不断改进以及信息系统应用的不断完善和改进,在企业内部,压缩成本的空间似乎已经越来越有限;而另一方面,外部市场竞争的日益激烈,原材料价格的不断上涨,企业面临的成本压力越来越大。而两个长期合作的货代公司,随着物流行业运输、人力等成本的看涨,进一步降低费用的空间已经微乎其微。面对这样的企业环境,赵云知道,公司高薪聘请他的意义,也深知自己身上的担子。

  正思考着,收件箱里一封没有署名的来信引起了赵云的注意:“赵总监您好,我是仓储部的一名普通的员工。听说公司正在考虑如何管理居高不下的物流成本,其实一直以来,公司原材料的库存积压是个问题。我最近统计了一下,现在总库存金额高达10000万(S),而其中因为信息沟通不及时造成的额外库存积压大概就有1000万(S),占用了库存总额资金的近10%。这样下去,我们面临的问题和风险都会很大的,我觉得这个问题还是很有必要向您反映一下……”其实,这个问题,刚好是赵云正在考虑和想要过问的问题,现在的企业,都希望能快速地跟进和响应市场,没有一个完善的信息沟通环境肯定是不行的,赵云心想。A公司的ERP系统能够根据生产计划的变化,自动地调整采购计划,因此,这种变化随时都是有可能的,采购人员会根据变更后的生产计划调整采购计划,并将调整后的采购计划用Email或者传真的形式发给供应商,然后就是供应商会通过Email的方式回复对采购计划的更改确认结果。按理说这样的方式虽然并不先进,但也应当是有效的,为什么会出现持续的积压呢?

  思考再三,赵云认为是时候该把物流事业部下面的各个职能部门组织起来,开个会议好好的沟通一下了。没想到,会议才刚刚开始,大家就七嘴八舌的争论和抱怨起来。

  “按道理,我们只应该负责的是仓库货品的进出管理,原材料进厂后照单收下就可以了,可是你们运输服务部门跟货代公司的接洽也太有问题了吧,怎么总是会有特殊情况发生,货运到了公司才发现品种和数量有问题,这是国际货运,我们又不能退回去,可是总是这样,这非计划的库存积压能不严重吗?如果公司一旦调整了策略,积压的原材料万一用不上,这积压的货物谁负得了责任吧!”仓储部负责人小周义愤填膺地说到。

  “我们一直都是按照原来的做法,每个月跟采购部订单采购员沟通各个采购计划并汇总,然后再跟我们的货代公司确认采购计划并执行。之前我们公司生产计划变动的也没这么频繁吧,所以,我们也只能给货代一个参考信息,也许和实际的采购计划有所不同。可恨的是我们的供应商,为什么不按照我们的采购确认计划发货给货代公司呢?”运输服务部负责人小刘说到。

  “你们说的都是有道理的,为了保证公司的及时响应,我们采购部门肯定是要不遗余力的以满足生产的需求为己任,可是我们现在与供应商之间的信息沟通主要通过Email、传真等方式,有的供应商供货品种比较多,在采购订单频繁调整的情况下,手动确认效率的确是比较低的,供应商那边经常无法及时反馈对采购计划的确认信息,有的时候甚至干脆就不给予确认了,弄得我们也不知道如何是好,天天mail跟进着,却经常收不到回馈。上个月的那个单就很急,可是我发mail通知变更,没有回复,后来打电话确认才知道,对方的邮件系统似乎出了点问题。所以,我们采购人员经常无法及时得知采购计划的执行状态,急需知道的时候只能直接打电话跟供应商确认,信息不及时且效率很低。所以,货代公司经常无法提前知道需要提什么货,只有当到了供应商那,供应商给他们什么货,就提什么货。也会存在有的时候供应商就会从自己的利益出发,将有的货物提前发出,甚至将已经取消货物继续发出,货都到了,再退回去,也是不可能的。”采购部负责人胡冬也及时地发表了自己的看法。

  看来,保证与供应商和货代公司与我们公司三者之间的信息沟通和协调问题的确是个问题,也许也是很多公司供应链管理遭遇的问题吧,会议结束后的赵云心里盘算着,尤其是当采购部小胡说到部门同事每天都要花费很多时间在ERP系统中进行确认操作,当数据量上千条的时候,非常枯燥并且浪费了很多时间。这个问题,我还是要找信息部门的方经理谈谈,看看他是不是有好的解决方案……而从另一个角度,通过这次会议,赵云感受了更多地是,现在的企业,当产品和技术都不能够成为企业更有优势的竞争力的时候,该如何把企业内外的各个部门很好地联系起来,加强与外部的合作与沟通,真正地从供应链的角度去思考问题呢?

  物流活动中信息沟通的解决之道——信息采购

  案例中反映的是一个企业中物流活动的问题,赵云如何降低物流成本,就要涉及到如何优化他们企业的物流状况。案例中提到的物流涉及到采购、运输与仓储等环节,其中仓储中的库存积压情况严重,占去了物流成本相当大一部分。要想降低他们企业的物流成本,就需要对涉及到采购、运输和仓储等环节进行物流优化,而优化的最主要目标,就是如何保证这些环节的信息沟通及时高效。

  物流环节中很重要的一流就是信息流,对这个企业来说,信息流的源头来自采购,因此要保证这个企业的信息流的及时高效运行,可以首先考虑从采购这个环节进行优化。而如何保证采购环节中的信息流畅通呢?利用现在成熟的信息技术进行信息采购,是一个比较好的解决方案。

  信息采购是如何进行的呢?简单地说,信息采购就是通过互联网络,借助计算机管理企业的采购业务。具体说来,开展信息采购的企业在网络上公布所需的产品或服务的内容,供相应的供应商选择;采购企业通过电子目录了解供应商的产品信息;通过比较选择合适的供应商,然后下订单并开展后续的采购管理工作。信息采购也叫信息采购、电子商务采购、网上采购。

  信息采购的基本手段建立电子数据交换系统(EDI)。利用EDI可以及时、准确地掌握供应与需求的情况,按照准时物流的要求,采购可以很快做出物流的决定。通过建立EDI系统,上下游产业之间建立电子自动订货系统和实现决算、检验、库存的电子化。

  通过EDI系统,能给采购方带来如下好处:(1)由于采购数据直接传输给供应商,可以防止由于物料供应不及时带来的损失,例如日本日化生产企业花王与零售商佳斯客在建立EDI后,佳斯客的缺货率减少了一半;(2)通过电子订货系统实现了自动采购,提高了商品周转率,佳斯客的库存周转率提高了30%;(3)削减了流通成本,采购方不需要建立库存从而大大节约了费用。

  建立EDI系统对物流运输和仓储来讲也有很多好处:(1)实现了物流作业的集约化。需求方为了降低成本和库存,只在必要的时间、按必要的数量、采购必要的商品,这就使物流运输出现多频率、小批量配送的势头。物流运输服务部EDI系统掌握了更多及时的信息,从而可以在配送中更加集约化;(2)为仓储部减少库存,甚至实现无库存创造了条件。仓储部最大的负担是库存较多,建立EDI系统后,各供应商按照采购要求通过运输工具送到物流仓储部,为实现无库存化创造条件。

  信息采购的解决方案已成为众多计算机软、硬件厂商开发的新热点,目前成熟的产品也已较为常见,这些方案对信息采购的各个方面进行了设计,使得采购工作程序化、自动化。一些解决方案已得到了企业的认可,如BBP(B-to-BProcurement)电子采购系统已在青岛海尔集团得到实施。但是,企业开展信息采购并不是选用某一公司的软件就万事大吉了,实际上信息采购并不光影响企业的采购流程,还深入到整个企业的业务运作之中,将从根本上改变企业的运营方式。企业只有内外结合、“软硬兼施”,才能建立一套运行良好的信息采购体系,才能充分发挥信息采购的优势。

  逐步实现企业内部的信息采购的开展必须要有内部信息系统作支持,只有企业内部实现了信息化,才能使信息采购发挥出更好的优势。加快企业内部信息化建设应该成为当务之急,通过建设企业内联网,应用ERP(企业资源计划)管理系统,把企业进货、销货、存货、生产以及财务、计划等各个环节通过网络连接起来,再把网络延伸到企业外部,与信息采购系统对接,这样才能成为信息采购的真正受益者。

  另外,企业采用符合自身特点的信息采购软件开展信息采购,要求把采购请求形成,请购单填写,采购审批,订单下达等各项采购工作都可通过网络并借助计算机软件来实现,因此,信息采购软件的作用显得十分重要。目前市场上这类软件比较丰富,但不同的软件其侧重点和出发点有所不同,不同的软件各有自己的优势和劣势,这就要求企业需要根据自身的采购规模、周期等来选用最符合自身需要的软件,不要盲目追求功能强大,也不应片面采用国外大公司的产品,必须坚持“最合适的才是最好的”原则,避免产生“化大钱办不成事”的结局。一般来说,信息采购软件必须建立在Internet基础上,包括CA认证、咨询和支付等功能;根据需要还应提供商业伙伴目录、定价服务以及集成功能;要能与ERP和办公自动化等后台系统集成。另外,采购管理人员的工作界面必须友好,简单明了,易操作。当然,除购成品软件外,企业也可委托软件公司或企业计算机专业人员专门开发,真正设计出符合企业需要的采购软件,为企业更好地开展采购业务服务。

  以上对信息采购、信息采购的优势以及信息采购的企业环境和软件支持作了介绍,现在再回到案例中去,案例中企业的物流状况,是由于采购部、运输部、仓储部和供应商间的信息沟通不畅,才导致企业物流成本增加。企业要想从根本上降低物流成本,就需要加强物流活动中信息沟通,而上面描述的基于EDI的信息采购,就是能从根本上解决企业物流活动中信息沟通问题。

  如果案例中的企业要从根本上降低物流成本的话,可以考虑首先从采购环节入手,建立起信息采购的模式,并逐步建立起包含仓储、运输等环节的信息化模式。所幸的是,案例中的企业已经有了ERP的实施应用经验,该企业只需投入一定的人力物力,并协同供应商建立起一套基于EDI的信息采购系统,就能确保物流活动中信息沟通及时高效,从而也能大大降低仓储部的库存成本,进而整体上降低企业的物流成本。


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